智能会议产品博客

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使用Outlook®安排会务的几大主要问题

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Microsoft Outlook®是目前很多企业用来处理电邮及日程安排的一款不错的软件。但它的会议管理系统和资源预订功能还是有许多不足之处。缺少一目了然的视觉描述,所以使用Outlook进行会议管理和资源预订可能会出现一些问题。以下是用户通过Outlook®预订会议和资源时遇到的一些最常见问题。

必须使用多个不同系统来预订资源和订购服务

预订会议室时,可能会有连带服务需求,如订餐,音视频设备集成等等。如果使用Outlook®管理会议,就得登陆不同系统完成订餐,给外卖餐饮供应商开具发票等等任务。

无法即时获知哪些会议室可用

在Outlook®中查找会议室时遇到的最大问题之一,是即时获得空闲会议室信息。会议室越多越费力。虽然Outlook®中的“日程助手”会提供可用会议室及何时可用信息,但它操作界面不够一目了然。必须选择多个房间并滚动查看空闲房间,费时费力。

开会时找不到空闲会议室

想要开会却找不到空闲会议室,实在沮丧。或许找不到空闲会议室的原因,仅仅是很多人忘记取消他们的预定,会议室空着,却处于‘合理’使用中状态。

没有会议室大小及设施配备的相应信息

除非你对企业所有会议室大小,位置,配备了如指掌,不然,你可能对某个特定会议室的可容纳人数,或是否配备投影仪这些信息有些吃不准。这些信息在你做会议管理时非常有用。遗憾的是,Outlook并不不提供这些信息。

没有资源使用情况的数据统计

商业地产的高昂价格及企业各项资源的使用成本,这两项支出直接影响整个企业的运营成本。会议室和资源使用支出是企业核议最低成本的重要参数。可惜的是,很多企业事后才意识到。

试想一下,假设你能拿出一份有关会议室使用情况及大小需求报告。这份报告对办公室设计,办公面积需求,会议室大小数量,都会有重要的指导性帮助。

Resource Central中央资源智能会议系统扩展了Outlook®的会议室预订功能

只要加载在Outlook上一个附加软件,以上所有问题都可以轻松解决。Add-On Products的智能会议系统,Resource Central中央资源,同Outlook界面无缝结合,完美扩展了Outlook会议管理功能。这个会议室预定系统可以即时查看空闲会议室,并配有会议室图片,楼层分布平面图,会议室大小及设施配备信息。中央资源在一个系统里集中所有会务安排事宜。在这个系统里,你能查找及预定会议室,供应商开具发票,可发送有附件文档。这样简捷快速地会务管理操作流程,有效地降低成本,提高工作效率。

有了中央资源智能会议系统,你可以轻松获取办公空间使用情况统计,哪些经常使用,哪些没有充分使用,以此推断办公空间使用趋势。中央资源还能凭借会议室外挂的智能会议平板功能,显示会议室当天会议。你还可以在路过空闲会议室时直接在智能会议平板上预定你的会议。

Outlook®的局限性很难达到智能会议管理的要求。加载一个专门为会议管理设计的,像Resource Central中央资源,这样的会议管理系统就会让其强大无比。想了解更多产品信息,联系我们,注册免费试用版或免费在线演示!

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