智能会议产品博客

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几招助你的远程会议更成功

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未来趋势-远程办公 像苹果、亚马逊、IBM和Intuit各大知名公司已经越来越接受远程工作的方便之处。 至于远程工作的缺点,大多集中在缺乏参与感十足的沟通效果。   无论你的团队是完全远程的,还是部分员工在家工作,运行一个有效的远程会议都是说起来容易做起来难。 与人面对面交流更简单,因为你可以即刻感觉到参与者的态度及心情。   通常,面对面会议被认为比远程会议更有效率,但有可能使用适当的技术和流程能让你的远程会议更富有成效。   你真的需要开会 远程会议可以让不同地区与会者就一个项目建立有效交流,进而达成共识。 但是,得确有必要才会安排一次会议。   安排会议之前,先问问自己会议的目标是什么,并确保它们是明确的。如果你还对会议的目标仍有些模糊,你得好好想想要不要占用所有人议时间安排这个会议。   谁最需要参加会议 由于技术的限制,很难举行大型远程会议,且如果参与人数过多,每个与会者都很难真正有参与感。 所以远程会议的人数最好不超过7人。   在远程会议开始时,每个人打招呼式的简洁自我介绍很有必要。 一个简单的“Hi,我是凯特。”帮助与会者识别彼此的声音。 通常如果你知道谁在电话中,你的参与感会更强。 在每次会议开始的时候,简短的小聊能打破彼此僵局,让大家都感到更自在。   获取正确的远程会议工具 使用Google Drive、WebEx、GoTomeeting和Skype for Business之类的协作软件,可以确保所有参与者同时查看相同的内容。 远程会议使用视频方式是首选,因为它可以让人们感觉到他们和你在同一个房间里,提问阐述时可以看到其他人的面部反应和表情。 视频还可以防止参与者同时作其他事情。   白板的角色也很重要,因为它可以让参与者更轻松地进行头脑风暴、分享阐述想法。 如果你与设计师合作,Invision或Zeplin能帮助你们更好地分享和评论设计理念。   会议软件通常设计成通过互联网连接工作,但最好为参与者提供拨号上网选项,他们中或许有些人在会议时只能用电话。   如果你的远程会议是跨时区的,一个时区应用App能帮你选择适合所有人的最好会议时间。   提早5-10分钟 不要忽略会议开始前5-10分钟的准备工作,帮你了解硬件软件是否能正常运行远程会议,保证你能解决会议中可能产生的设备技术问题。 一旦会议开始,一些软硬件的技术问题解决起来既仓促又耗费会议人员的时间,会议效率自然大大降低。   提前准备会议议程 一个高效的远程会议,离不开一份提前准备的会议议程,提前发给大家,让每个人对会议主题,商讨项目内心有数,提前准备。   那些想在会议上分享一些相关资料的人,可将资料提前发给大家,这样大家可以提前查阅并会带着他们的问题参与会议。   开始会议时,提示每个人会议当天的议题及目标。 鼓励所有人通过提问及阐述自己的观点促进大家的参与感及互动。   希望以上这些远程会议小贴士对你有所帮助。 如果你正在寻找一个工具来帮你轻松解决远程预订会议,请考虑我们想进一步了解我们的Resource Central资源中心。 一个加载在Microsoft Outlook®、Exchange和Office 365上的会议室预订系统,操作非常快捷方便,可跨多个时区预订视频会议和各种在线会议。   试试我们的免费试用 版,更好地体验我们的会议室预定系统。

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