智能会议产品博客

智能会议产品博客

团队合作的未来:虚拟协作式办公如何打造现代工作空间

BLOG_the-future-of-collaboration

随着数字科技的发展,现代办公空间也随之进行着一系列激动人心的变革。如何能更好地提升团队成员间的协作成为这场变革的核心。打破各种空间地域的壁垒,让团队在灵活动态的办公环境更好地协作。  出色的团队协作工作方式,很多时候不仅能达到超乎想象的业绩,同时还能实现各种创新。想达到出色协作的工作效果也并非轻而易举,在远程工作环境中更是如此。 理想的虚拟环境有望实现团队成员间的出色协作。企业的人才库不再受地域限制,不同地区,不同领域的顶尖人才汇聚协作,随时随地沟通协作,助力企业实现更高目标。但是,虚拟协作也面临以下一系列独特的挑战: 不易让远程员工建立团结互助精神 更难建立对话 更易产生成员间的误解 员工工作过于随意 跨时区安排会议的难度   虚拟办公虽然面临着这样的挑战,但研究表明,虚拟团队的表现要优于在同一办公场所办公的团队。由于少有分散注意力的事情发生,远程工作员工的办公效率更高,因而能更及时地完成工作。此外,远程工作人员还学会了更明确的交流方式,因为他们知道他们不能像在办公室一样,走到同事旁,轻拍下同事的肩膀,沟通下工作上的一些事情。 虚拟办公方式不仅让办公室内勤人员受益,即使对那些经常在外的销售人员也会受益于这种灵活快捷的办公方式。现在我们可以使用的先进数字设备越来越多,让我们能随时随地高效办公。   企业应该怎么做 出色的虚拟协作团队离不开机构的支持。远程团队很难组织面对面会议,他们更需要随时掌握团队成员的工作进展。所以,能够让团队保持远程高效沟通的工具显得非常重要。像资源预定软件,可以快捷安排、邀请团队人员参加远程沟通会议。团队日程表的角色也非常重要,它能实时跟踪成员的日程安排,了解同事的工作进展。随着团队协作的流动性越来越强,越来越多的工作是在出差旅途中完成的,因此,高效便捷的移动办公软件越来越重要。   虚拟团队协作式办公在当今商业成功运作中扮演着越来越重要的角色。先进的通讯工具,让不同部门的每个员工可以高效结合,共同协作办公。如今,高端协作技术平台,应有尽有,从团队日程安排,讨论平台到文件及显示屏共享软件。现代的高新技术让企业更好地实现跨地区跨时区的高效协作工作。 Add-On Products附加产品在Microsoft Outlook®和Exchange平台上提供了许多协作办公技术 软件,包括会议及资源预定软件,智能触摸屏等解决方案。 联系我们,获取更多有关虚拟协作软件信息!  

 ...
继续阅读

几招助你的远程会议更成功

BLOG__What-Are-Some-Keys-to-Having-Successful-Remote-Meetings

未来趋势-远程办公 像苹果、亚马逊、IBM和Intuit各大知名公司已经越来越接受远程工作的方便之处。 至于远程工作的缺点,大多集中在缺乏参与感十足的沟通效果。   无论你的团队是完全远程的,还是部分员工在家工作,运行一个有效的远程会议都是说起来容易做起来难。 与人面对面交流更简单,因为你可以即刻感觉到参与者的态度及心情。   通常,面对面会议被认为比远程会议更有效率,但有可能使用适当的技术和流程能让你的远程会议更富有成效。   你真的需要开会 远程会议可以让不同地区与会者就一个项目建立有效交流,进而达成共识。 但是,得确有必要才会安排一次会议。   安排会议之前,先问问自己会议的目标是什么,并确保它们是明确的。如果你还对会议的目标仍有些模糊,你得好好想想要不要占用所有人议时间安排这个会议。   谁最需要参加会议 由于技术的限制,很难举行大型远程会议,且如果参与人数过多,每个与会者都很难真正有参与感。 所以远程会议的人数最好不超过7人。   在远程会议开始时,每个人打招呼式的简洁自我介绍很有必要。 一个简单的“Hi,我是凯特。”帮助与会者识别彼此的声音。 通常如果你知道谁在电话中,你的参与感会更强。 在每次会议开始的时候,简短的小聊能打破彼此僵局,让大家都感到更自在。   获取正确的远程会议工具 使用Google Drive、WebEx、GoTomeeting和Skype for Business之类的协作软件,可以确保所有参与者同时查看相同的内容。 远程会议使用视频方式是首选,因为它可以让人们感觉到他们和你在同一个房间里,提问阐述时可以看到其他人的面部反应和表情。 视频还可以防止参与者同时作其他事情。   白板的角色也很重要,因为它可以让参与者更轻松地进行头脑风暴、分享阐述想法。 如果你与设计师合作,Invision或Zeplin能帮助你们更好地分享和评论设计理念。   会议软件通常设计成通过互联网连接工作,但最好为参与者提供拨号上网选项,他们中或许有些人在会议时只能用电话。   如果你的远程会议是跨时区的,一个时区应用App能帮你选择适合所有人的最好会议时间。   提早5-10分钟 不要忽略会议开始前5-10分钟的准备工作,帮你了解硬件软件是否能正常运行远程会议,保证你能解决会议中可能产生的设备技术问题。 一旦会议开始,一些软硬件的技术问题解决起来既仓促又耗费会议人员的时间,会议效率自然大大降低。   提前准备会议议程 一个高效的远程会议,离不开一份提前准备的会议议程,提前发给大家,让每个人对会议主题,商讨项目内心有数,提前准备。   那些想在会议上分享一些相关资料的人,可将资料提前发给大家,这样大家可以提前查阅并会带着他们的问题参与会议。   开始会议时,提示每个人会议当天的议题及目标。 鼓励所有人通过提问及阐述自己的观点促进大家的参与感及互动。   希望以上这些远程会议小贴士对你有所帮助。 如果你正在寻找一个工具来帮你轻松解决远程预订会议,请考虑我们想进一步了解我们的Resource Central资源中心。 一个加载在Microsoft Outlook®、Exchange和Office 365上的会议室预订系统,操作非常快捷方便,可跨多个时区预订视频会议和各种在线会议。   试试我们的免费试用 版,更好地体验我们的会议室预定系统。

 ...
继续阅读