灵活办公

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远程办公解决方案

BLOG_How-to-Convince-Management-to-Introduce-Flexible-Work-into-the-Workplace-

面对未来吧-传统的朝九晚五的工作时间可能不会持续很长时间了。今天的企业要想吸引精英人才,要为员工创造灵活办公空间。 很多企业高管不愿意让员工在家工作或为员工安排灵活的办公时间,主要原因来自他们不够信任员工灵活办公的效率。他们将工作等同于工作时间。说服他们接受灵活办公,关键在于如何让他们接受这种不同的文化观念。 高管们必须准确了解员工从事的工作,以及哪些工作能给企业带来收益。他们需要依据结果而非投入时间来评估员工价值。企业要拥有一套依据影响来评估工作的管理体系,而非只是确认他们在办公室的早来晚走。 大量数据表明,灵活办公可以提高员工的工作效率,提升员工的忠诚度及士气。看看下面灵活办公给企业带来的好处,你可以说服高管一步一步创建灵活办公的方式。  节约成本  研究发现,有相当一部分员工愿意放弃一定比例的薪水以保持工作的灵活性。一项由人员配置公司Mom Corps委托进行的调查显示,有42%的在职成年人愿意放弃一定比例的薪水,以换取工作更大的灵活性。 远程办公更可以降低公司的运营及租金成本。根据Global Workplace Analytics的数据显示,在家里工作半周的员工每年可以为雇主节省大约11,000美元。 拥有更广泛的人才库 同一个行业里,拥有灵活办公的企业更容易吸引行业顶尖人才。此外,灵活办公的企业还可以拥有更加多样化的人才,他们不但可以雇佣不同地区,不同国家的精英人才,还可以雇佣无法到办公室办公的优秀人才,如:全职父母和残疾人等。与那些传统办公的企业相比,采用远程办公的公司,业务往往增长更快,部分原因是他们能够雇用位于不同地区的销售人员。   提高作效率,提升满意度 工作满意的员工离开公司的可能性较小,防止了人才流失,减少了企业在招聘,培训新人上所花的时间及人力成本。因为可以把上下班路上的时间投入到工作中,远程办公员工的工作效率会更高。灵活办公能让人更好地掌控工作及生活的节奏,休息时间及病假时间也在减少,因而他们能在更小的压力下创造更好的工作品质。   在说服高管实行灵活工作时,要具体说明这样做对企业的好处,而不是对自己的好处。如果他们犹豫不决,可以建议先试运行,这样可以减少来自他们心理不确定的恐惧。   很多企业,他们担忧灵活办公方式可能不利于有效沟通,降低团队协作力。现在的数字技术完全可以有效提高远程办公的协作能力。比如,你可以使用如Add-On Products的WebTeam Central类似的产品,轻松查看团队成员的时间表。可以使用如中央资源Resource Central这样的资源预定系统,可以预定跨地区跨国家的电话会议。注册免费试用版或免费在线演示,了解更多Add-On Products产品,如何帮助企业创建更灵活的办公空间。

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任务清单

BLOG__How-to-Get-Your-To-Do-List-Done-When-Youre-Always-in-Meetings

每天早晨开始工作时,你都期待能把一些困扰你数周的任务尽早完成。但到下班时,很多你认为可以完成的事仍然没有完成,任务放到了第二天早上,循环往复。会议也似乎不能让这些问题取得进展,因为没有足够时间让你集中精力完成这些任务。 你总期待一块儿‘完美时间’来完成这些任务,但‘完美时间’永远不会到来。在不知不觉中,最后期限迫在眉睫。当你最终确实达到了最后期限时,这些未完成的任务压在你的肩上,令你感到恐慌。  没有大块‘完美时间’,你就要接收这样的状态,并寻求一种如何在会务的日子里完成相应的任务。   将任务分成较小的块 无论是什么任务或项目,尝试将其分解为较小的待办项目。即使你在两个会议之间的30分钟休息时间内也可完成其中一项或两项任务。那么当你看到任务列表时,你会看到什么任务已完成,下一步该怎么做。   在时间表中预订重点工作的时间 你可以在每天办公时间表中安排固定不被打扰的时间段。比如,可以每天早上抽出一两个小时,或每周下午几个两小时时间段,让其他相关人知道你的时间表,以免各种会议事务的打扰。有了这样的时间块,无论从效率还心理上都有了更好的保障。 想要更高效完成任务,单单留出时间是不够的。你要明确地知道在这个时间段内要做什么。解决这个问题的一种方法,就是有了具体项目后,再在工作日程中安排具体的时间块。比如,你要准备个演示,那么你可以在接下来的两周内排出三个两小时时间块,用来准备演示工作。一旦有截止日期的任务,就锁定几个时间块,无论是你需要写篇文章,创建社交媒体演示,还是位空缺职位阅览简历,你都可以安排这样的‘靶向’时间段。 另一种帮你有效安排时间的方法,是在每个工作周开始,把所有任务清单进行优先排序。明确了优先任务,将他们排在时间块内,这样对于要做什么,能完成什么,一目了然。如果是与团队一起工作,那么你需要同团队人员商量本周时间安排的事宜。   时间段内避免分心以完成重点工作 工作时先查看较小的,分段的任务列表,了解需要如何完成。尽量完成这些任务,尽量不要在此期间查看电邮。 可以在会前10-15分钟内查看电邮。划掉已完成的任务,有些取得进展但未完成的,进行进展更新。   有了这样的工作节奏,对于会务繁忙之人的时间灾难就会降到最低。即使你处在不同会议中,仍然可以在一整天中完成大量的重点工作。遵循这些提示,你的工作效率可能大大提高,从而更好地把握待完成任务的节奏。 如果你想花更少的时间安排各项会议,腾出更多时间来完成工作,试试使用中央资源Resource Central这样的会议室预订系统。立即联系“Add-On Products”以注册免费试用版或免费在线演示。

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