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高效能会议

BLOG_Productive-Meetings--How-to-Set-an-Effective-Agenda-and-Accomplish-Your-Meeting-Objectives

我们都有开会跑题,或开会人没准备好就来开会的无效会议经历。这样情况不但浪费了大家的时间,还影响了团队的士气。 解决方法就是提前准备一份明确的会议议程。一份好的会议议程可以帮助与会者提前做好充分准备,围绕会议主题商议事务。会议议程还有助于分配所有参会人的时间,让每个人都可围绕同一议题分享自己的观点并取得共识,还能限制商讨时间,不会陷入无休止的拉锯式商讨中。会议期间出现问题时,有了会议议程,明确主题,大家想的就是如何解决问题,而不是如何让自己占上风。 无论是5人还是50人会议,会议议程要涵盖所有会议主题,并为每个主题分配相应时间。以下是一些如何作好会议议程的小提示。 确定会议优先议题和意见 首先,要确定会议中需要讨论的议题。从不同与会者那里了解想要商讨的议题及原因,设定个获取议题建议的期限。有了他们的建议就可以整理出一个初步的议题列表,根据重要性顺序来确定它们的优先级。如果你决定删除某团队成员建议的议题,请向其解释你的理由。 在抉择议题优先顺序时,选择能影响整个团队的议题。每个人都很忙,安排个大家都能聚齐的会议不易。因此,选择能影响整个团队的决策议题,是对大家时间的尊重,否则,长期下来,团队成员对会议效率产生质疑,产生抵触会议的情绪。 将会议议题改为问题格式 用问题格式写下会议议题。 这种方式让与会者更容易准备会议资料及他们的观点。例如,将这个会议主题‘商业智能仪表盘’改为‘我们如何更有效地向客户展示商业智能仪表盘?’,这样可以缩小议题关注范围,明确会议商讨是否在话题范围,更易评定问题是否得到答复或讨论是否有效完成。 另外,还要算一下商讨每个议题的时间。 应预估充裕时间,应包括介绍议题,回答问题,观点碰撞,提出解决方案及行动步骤所需时间。如能提供讨论每个议题所需预估时间,团队成员也会调整其讨论节奏以配合时间框架。 把握会议室节奏 会议议题报告的会议流程也非常重要,它能控制会议节奏。没有会议流程,每个人都会按自己的节奏来阐述议题观点。比如,会议主持人可以让与会者共同选出每个议题。并指定议题的主导负责人。 通过使用上述作会议议程技巧,能避免会议跑题,让会议更高效。会议议题最好提前一天发给会议人员,以便大家有足够的准备时间。每次会议结束,也要作个小总结,哪些方面效果很好,哪些需要改进。 不断总结,有助你会议的持续改进,让你的会议更高效。 使用中央资源Resource Central管理高效会议 中央资源Resource Central是用于Microsoft Outlook®和Exchange的会议管理软件,方便你快速会议管理。系统可帮你一地,多地快速找寻空闲会议室,并配有会议室大小及设备配置信息,系统还能帮你快速查看团队人员时间表,迅速确定会议时间,安排会议,将你的会议议程附加到你的会议邀请中。想了解更多有关中央资源Resource Central各项强大功能,请在我们网站www.add-on.com注册申请免费试用版或免费在线演示。

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会议发言的节奏

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很多时候,会议中涉及到日常工作的即兴发言,比起那些准备好的演讲,更能展现出你的领导力及工作中的潜力。 会议中能主动说出自己的观点比等到别人问你再说更有利于职业发展。当然有些时候,你需要在会议中保持沉默,如何把握发言的节奏,以下有些小提示与大家分享。 何时在会议中发言 挑战自己 如果你是因为当众发言另你稍感恐惧,因而总在迫不得已时才给出自己的建议。克服这种恐惧的方法就是事先准备些思路要点,会上阐述时会更自信。 你的目的  想想你选择这份工作的原因,工作中哪部分让你做起来充满激情?会议中的发言要同工作中的目标结合起来。比起脑中的职位及任期,工作中的激情能给你带来更多的信任与尊重,并能把你带到更正确的方向。   呼吸并放慢节奏 在会议上发言,尤其​​是在高管们面前,心理可能会感不安。深呼吸,把说话的节奏变慢,说话内容简洁,观点清晰地表达出来。理据充足自然会为你增添信心。   什么时候不发言 有时,在会议上少说话的人反而拥有更大的力量,那么什么时候少说话,什么样的话要少说?   你在炫耀时 如果你想通过炫耀自己的知识来加强他人对你的好感,这样的表述最好不说。通常大家会比你更易觉察你的意图,因而让你的威望在你的手舞足蹈中尽失。 有些建议最好以一对一的方式传达  有些反馈最好留在一对一的会谈中传达。例如,如果你想对工作报告提出反馈建议,最好在私下进行,如果在团队会议中传达,有时可能会使对方内心戒备。   赋予团队其他人发言权力 有时,当你想表达自己为团队提供的解决方案时,会表现得滔滔不绝,而忘记了留给他人寻找解决方案及阐述想法的空间。把更多的发言机会留给团队其他人,一方面,可以帮助团队人员提高自身领导力及解决问题的能力,另一方,你的领导威望也随之增强。 会上的发言即能提高你在企业的知名度,又能在同事间建立信任,提升自身领导力。 把握好会议发言的节奏及发言技巧,会对你的职业发展影响巨大。 如果你想找寻一种快捷高效的方式安排预定会议室,想进一步了解我们的会议室预定系统Resource Central的更多信息,请注册申请免费试用或免费在线演示。

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