智能会议室平板

智能会议产品博客

在GDPR下遵守欧盟新数据保护规则的重要性

BLOG_The-Importance-of-Complying-with-the-EUs-New-Data-Protection-Rules-Under-the-GDPR

《欧洲通用数据保护条例》(GDPR)在2016年4月获得了通过,永久改变了全球数字隐私格局。 GDPR旨在统一整个欧盟成员国的数据保护法律,它影响了在欧洲境内外持有或使用欧洲个人数据的每个实体。这意味着世界上几乎每个网站和应用程序都受到了影响。 现在,几乎生活中的每个方面都被数据包围。人们每天使用的服务(如:社交媒体和银行应用程序),收集、存储和分析个人数据。根据GDPR,机构必须确保在严格的条件下收集数据并保护其免受误用。违规使用可能面临高达2000万欧元或年营业额4%的巨额罚款。违规使用可能损害公司的声誉和盈利能力。 GDPR法规包含哪些内容? GDPR的出现是因为公众对欧盟的数字隐私感到担忧。 GDPR承认公民在识别其身份的信息方面享有的权利。 GDPR通过以下方式扩展了公民的权利,也称为数据主体: 仅在有充分理由和获得许可的情况下使用个人数据 根据要求提供或纠正个人数据 根据要求删除个人数据 在IT系统之间安全地传输个人数据 法律的关注点不是机构所在的地方,而是业务活动发生的地方。持有与欧盟公民有关的数据的任何组织都必须遵守。这意味着GDPR是一项全球法律。如果你的组织代表欧盟公民开展业务,提供服务或开展活动,则GPDR可能适用。 拥有超过250名员工的机构必须遵守GDPR。如果数据处理会影响数据主体的权利和自由,如包含某些类型的敏感个人数据,则员工少于250名的机构必须遵守该法规。 GDPR保护的数据类型  身份信息,如姓名,地址和ID号 在线数据,如位置,IP地址和cookies 生物特征数据 健康和遗传数据 种族或种族数据 政治观点 性取向   如何确保持续遵守GDPR 制定和维护GDPR合规计划的过程应包括法律,IT,人力资源和其他部门的人员。必须识别,跟踪和记录数据,以及使用目的,存储位置和有权访问数据的人员的姓名。机构的技术流程可能需要进行更改,以确保其符合GDPR。 任命一名数据安全官(DPO) 欧盟内或欧盟以外的组织处理向欧盟提供商品和服务的个人数据,或监视欧盟内数据主体的行为的组织,应任命一名数据安全官来负责GDPR并充当数据保护局(DPA)和数据主体的联系人。   进行GDPR的审核 很少机构能确定涉及个人数据的每个流程。有IT系统的组织机构应仔细研究整个系统组合,以确保所有系统都符合GDPR法规。另外,请务必注意,需要符合GDPR要求的是组织机构,而不是系统,应用程序,平台或数据库。   回应行使数据权利的欧盟公民 机构应准备对行使GDPR规定的权利的数据主体做出回应。公司应提前做好处理数据泄露事件并实施其他控制措施的准备,以有效保护数据安全。   Add-On Products的中央资源Resource Central预定软件是加载在Microsoft Outlook® 和Exchange平台上的,遵循Microsoft的相关GDPR设置。经验丰富的数据库技术人员可以将中央资源Resource Central配置为GDPR兼容。我们确定欧盟公民数据在中央资源Resource Central数据库中的位置,然后为我们的客户搭建相关工具,使他们能够遵守GDPR。   让我们协助你保持与GDPR的合规性,你可腾出更多精力专注于核心业务发展。想要了解有关我们用于中央资源预定 和智能会议平板管理的符合GDPR软件的更多信息,请立即注册免费试用或免费在线演示!

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高端智能会议平板

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智能会议室平板由在会议室外部显示的数字标牌组成,通过使员工能够一目了然地查看会议安排并使用触摸屏现场预订,扩展或取消会议,从而提高了生产率。但是,智能会议室平板的好处并不仅限于此。数字显示屏还可以用于增强办公室的设计和公司形象。定制的品牌数智能平板打动了访客,并确保整个办公室的品牌连续性。  许多数字标牌都带有不灵活的模板,这些模板只能稍作调整,可能需要更改徽标和几种颜色。使用智能会议室平板系统服务,您可以灵活地完全自定义智能平板界面,以符合公司的文化和品牌形象。 4.0版配备了模板编辑器,可用于设计具有流畅,直观界面的自定义数字显示器,既可以展示公司的视觉形象,又可以为员工和访客显示重要信息。 使用预先设计的模板或从头开始 无论您是要从空白画布开始还是使用预先存在的模板,智能平板系统Digital Sign Service都能满足您的需求。您可以设计用于会议室外部显示的平板的模板,也可以设计用作信息辐射源的会议目录显示器的模板。可以使用贵公司的徽标,颜色和图像自定义模板。 模板构建器易于使用,因此即使是精通技术的员工也可以学会快速使用它。如果您希望采用现成的解决方案而不是设计自己的模板,则可以从包含触摸屏的软件包中进行选择,这些触摸屏已预先安装了智能平板系统服务Digital Sign Service并正在进行维护。 创意会议室数字显示概念 对模板进行颜色编码,以便在房间被占用时显示红色背景,在房间可用时显示绿色背景。这使人们可以快速确定房间是否有人使用。 另一个有趣的设计思想是为每个数字标牌使用唯一的背景图像来设置音调并为每个会议室创建不同的标识。创新的可能性几乎是无限的。   注册免费试用或免费在线演示数字签名服务 立即联系附加产品或您当地的经销商,以获取演示和基于所需显示器的数量和类型的个性化报价。 我们为您提供带有预装软件的显示器 我们提供用于墙壁或玻璃墙的支架–您可以安装显示器并将其连接到网络(所有显示器都具有通过网络电缆供电的PoE) 我们将让我们的专业服务团队为您远程配置服务器软件 您所需要做的就是将显示器上的软件指向服务器URL(我们使用Microsoft Graph与Exchange / Office 365集成)   立即开始免费试用或免费在线演示,看看为数字会议室招牌设计时尚,易于使用的界面是多么容易!

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防止双重预定

BLOG_How-to-Prevent-Double-Bookings-in-Microsoft-Outlook

使用Microsoft Outlook®预订会议室时,一定遇到过双重预订的麻人经历。双重预订不仅会让你在需要时没有会议室,而且还会导致其他服务如订餐,设施配备等再也没法使用。而且,双重预订会给公司访客或商业伙伴留下不专业的印象。由于双重预订的错误,让你只能临时再次去找空闲会议室,大大降低工作效率,耽误所有参会人员的工作时间。 试想,当你在会议室正准备与你的团队商讨事宜时,有人走进会议室,询问你是否也预订了这间会议室。看起来出错了,但谁也没做错。这是办公室里经常发生的场景。想解决双重预定问题,了解问题根源很重要。下面这些问题可能会导致双重预订 房间太少 未充分使用或过度使用的会议室 有些会议室没有配备重要的会议演示工具 不知道哪个会议室是哪个,因为不同会议室未标注区分名称 一些简单地调整可以帮你消除双重预订的问题,如给每个会议室取名,并让每个会议室配备设施一致。另外,一块会议室外挂智能会议平板,也能很好地解决这个问题,你路过会议室时就可轻松判断会议室是否可用,点击智能会议平板就可完成会议预订、延长或取消各种操作。智能会议平板同时显示谁预订了会议室以及预订的时间段。 使用正确的调度工具 Microsoft Outlook®是操作会议室预订的首选软件,因为它操作简单,一学就会。但是对于很多企业来讲,单单靠Outlook来解决会议管理问题是不够的。需要一款与Microsoft Exchange服务器直接集成的智能会议系统,来完善所有功能。这样智能会议平板就可直接链接到Exchange服务器,所有预定都能做到即时更新。 拥有自己数据库的会议室预订系统以特定间隔(例如每10分钟)与Microsoft Exchange服务器同步。这种延迟意味着会议室预订系统不是每次都与Exchange服务器完全即时同步,这就会导致双重预订。Add-On Products产品的中央资源Resource Central软件直接与Office 365、Microsoft Outlook和Exchange整合,所以无论你是通过电脑,手机还是智能会议平板预定会议室,会议室的可用状态及预定信息都是即时更新的。 对于一些小型企业和初创企业来说,Outlook是一个不错的会议室预订系统。但如果你的企业会议室不只一两间,单靠它的功能通常是不够的。中央资源Resource Central通过提供每间会议室的详细信息,进而加强并简化了会议预定操作程序,你还可以在这个系统里操作订餐服务,外卖餐厅或公司食堂会自动收到订单。订单更新及取消指令同服务商连接,自动生成,不必再同服务商确认更新。 中央资源Resource Central人性化设计浏览界面,让你对所有空闲会议室一目了然。免去逐个会议室查阅是否可用的麻烦。所有这些功能,都能助你更快更高效更轻松地管理会议。它还可以为你生成会议室使用情况报告,谁在何时使用过哪间会议室,让企业更好掌握会议室使用情况,是不足还是过高。这些具体数据能帮你最大限度地优化使用办公空间。 想更多了解Add-On Products的产品如何使企业的会议室预订过程更简单更有效,请我们联系,申请免费的在线演示或免费试用!

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会议室使用

BLOG_How-to-Prevent-Unauthorized-Usage-of-Meeting-Rooms-with-RFID_CN

智能会议平板让企业可以轻松地向员工通报会议室的可用情况及各种会议安排,同时还可优化会议室的使用。Add-on Products最近推出了Digital Sign Service 4.0版的更新,最新更新进一步增强了我们的智能会议平板软件的功能。我们的智能平板现已与RFID技术集成在一起。   配有RFID阅读器的智能平板,通过要求用户使用RFID卡进行身份识别来确认会议预定或使用智能平板建立新的会议,从而增强了安全性和责任感。如果与会者没有出席并确认会议,会议室将自动腾出供他人使用。 什么是RFID及其工作原理 RFID代表射频识别,是NFC(近场通信)的一种形式,它使用电磁场自动识别和跟踪附在在物体上的标签。标签包含电子存储的信息。为了使RFID技术起作用,既需要RFID标签又需要读取器。 RFID标签几乎可以集成到任何东西中。例如,RFID数据可以通过衣服,非金属物品或身体等读取。对于智能会议平板系统,将RFID标签放置在卡中。 RFID技术应用的其他一些示例包括用于动物的微芯片和用于支付通行费的EZPass。 智能会议平板系统与硬件无关,因此并非所有与智能会议平板系统兼容的触摸屏都内置有RFID读卡器。   使用智能会议平板系统的RFID技术的步骤 使用智能会议平板系统的RFID技术时,用户可以采取以下步骤: 拿一张卡并将其放在智能平板的读卡器上 在特定会议室以自己的名义预定会议 确认,延长或取消已预定的会议 使用启用RFID读卡器的智能平板,你的智能平板可以有选择地仅限于授权持卡人使用。这样可以防止人们修改他人的预定或未经授权使用会议室。另外,员工可以在智能平板中输入个人PIN码以进行身份​​验证。 注册免费试用或免费在线演示智能会议平板系统 立即与Add-On Products,或当地的经销商联系,以获取免费演示及基于所需平板的数量和类型的个性化报价。  我们为你提供带有预装软件的平板 我们提供用于墙壁或玻璃墙的支架–你可以安装平板 并将其连接到网络(所有显示器都具有通过网络电缆供电的PoE) 我们的专业服务团队为你远程配置软件在服务器上 你需要做的就是将平板上的软件指向服务器URL(我们使用Microsoft Graph与Exchange / Office 365集成)   拥有具有RFID功能的智能平板就是如此简单! 配备RFID阅读器的智能会议平板可增强安全性并可防止未经授权的使用。此处可了解更多有关具有RFID功能的信息。  

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