会议管理办法

智能会议产品博客

防止双重预定

BLOG_How-to-Prevent-Double-Bookings-in-Microsoft-Outlook

使用Microsoft Outlook®预订会议室时,一定遇到过双重预订的麻人经历。双重预订不仅会让你在需要时没有会议室,而且还会导致其他服务如订餐,设施配备等再也没法使用。而且,双重预订会给公司访客或商业伙伴留下不专业的印象。由于双重预订的错误,让你只能临时再次去找空闲会议室,大大降低工作效率,耽误所有参会人员的工作时间。 试想,当你在会议室正准备与你的团队商讨事宜时,有人走进会议室,询问你是否也预订了这间会议室。看起来出错了,但谁也没做错。这是办公室里经常发生的场景。想解决双重预定问题,了解问题根源很重要。下面这些问题可能会导致双重预订 房间太少 未充分使用或过度使用的会议室 有些会议室没有配备重要的会议演示工具 不知道哪个会议室是哪个,因为不同会议室未标注区分名称 一些简单地调整可以帮你消除双重预订的问题,如给每个会议室取名,并让每个会议室配备设施一致。另外,一块会议室外挂智能会议平板,也能很好地解决这个问题,你路过会议室时就可轻松判断会议室是否可用,点击智能会议平板就可完成会议预订、延长或取消各种操作。智能会议平板同时显示谁预订了会议室以及预订的时间段。 使用正确的调度工具 Microsoft Outlook®是操作会议室预订的首选软件,因为它操作简单,一学就会。但是对于很多企业来讲,单单靠Outlook来解决会议管理问题是不够的。需要一款与Microsoft Exchange服务器直接集成的智能会议系统,来完善所有功能。这样智能会议平板就可直接链接到Exchange服务器,所有预定都能做到即时更新。 拥有自己数据库的会议室预订系统以特定间隔(例如每10分钟)与Microsoft Exchange服务器同步。这种延迟意味着会议室预订系统不是每次都与Exchange服务器完全即时同步,这就会导致双重预订。Add-On Products产品的中央资源Resource Central软件直接与Office 365、Microsoft Outlook和Exchange整合,所以无论你是通过电脑,手机还是智能会议平板预定会议室,会议室的可用状态及预定信息都是即时更新的。 对于一些小型企业和初创企业来说,Outlook是一个不错的会议室预订系统。但如果你的企业会议室不只一两间,单靠它的功能通常是不够的。中央资源Resource Central通过提供每间会议室的详细信息,进而加强并简化了会议预定操作程序,你还可以在这个系统里操作订餐服务,外卖餐厅或公司食堂会自动收到订单。订单更新及取消指令同服务商连接,自动生成,不必再同服务商确认更新。 中央资源Resource Central人性化设计浏览界面,让你对所有空闲会议室一目了然。免去逐个会议室查阅是否可用的麻烦。所有这些功能,都能助你更快更高效更轻松地管理会议。它还可以为你生成会议室使用情况报告,谁在何时使用过哪间会议室,让企业更好掌握会议室使用情况,是不足还是过高。这些具体数据能帮你最大限度地优化使用办公空间。 想更多了解Add-On Products的产品如何使企业的会议室预订过程更简单更有效,请我们联系,申请免费的在线演示或免费试用!

 ...
继续阅读

高效能会议

BLOG_Productive-Meetings--How-to-Set-an-Effective-Agenda-and-Accomplish-Your-Meeting-Objectives

我们都有开会跑题,或开会人没准备好就来开会的无效会议经历。这样情况不但浪费了大家的时间,还影响了团队的士气。 解决方法就是提前准备一份明确的会议议程。一份好的会议议程可以帮助与会者提前做好充分准备,围绕会议主题商议事务。会议议程还有助于分配所有参会人的时间,让每个人都可围绕同一议题分享自己的观点并取得共识,还能限制商讨时间,不会陷入无休止的拉锯式商讨中。会议期间出现问题时,有了会议议程,明确主题,大家想的就是如何解决问题,而不是如何让自己占上风。 无论是5人还是50人会议,会议议程要涵盖所有会议主题,并为每个主题分配相应时间。以下是一些如何作好会议议程的小提示。 确定会议优先议题和意见 首先,要确定会议中需要讨论的议题。从不同与会者那里了解想要商讨的议题及原因,设定个获取议题建议的期限。有了他们的建议就可以整理出一个初步的议题列表,根据重要性顺序来确定它们的优先级。如果你决定删除某团队成员建议的议题,请向其解释你的理由。 在抉择议题优先顺序时,选择能影响整个团队的议题。每个人都很忙,安排个大家都能聚齐的会议不易。因此,选择能影响整个团队的决策议题,是对大家时间的尊重,否则,长期下来,团队成员对会议效率产生质疑,产生抵触会议的情绪。 将会议议题改为问题格式 用问题格式写下会议议题。 这种方式让与会者更容易准备会议资料及他们的观点。例如,将这个会议主题‘商业智能仪表盘’改为‘我们如何更有效地向客户展示商业智能仪表盘?’,这样可以缩小议题关注范围,明确会议商讨是否在话题范围,更易评定问题是否得到答复或讨论是否有效完成。 另外,还要算一下商讨每个议题的时间。 应预估充裕时间,应包括介绍议题,回答问题,观点碰撞,提出解决方案及行动步骤所需时间。如能提供讨论每个议题所需预估时间,团队成员也会调整其讨论节奏以配合时间框架。 把握会议室节奏 会议议题报告的会议流程也非常重要,它能控制会议节奏。没有会议流程,每个人都会按自己的节奏来阐述议题观点。比如,会议主持人可以让与会者共同选出每个议题。并指定议题的主导负责人。 通过使用上述作会议议程技巧,能避免会议跑题,让会议更高效。会议议题最好提前一天发给会议人员,以便大家有足够的准备时间。每次会议结束,也要作个小总结,哪些方面效果很好,哪些需要改进。 不断总结,有助你会议的持续改进,让你的会议更高效。 使用中央资源Resource Central管理高效会议 中央资源Resource Central是用于Microsoft Outlook®和Exchange的会议管理软件,方便你快速会议管理。系统可帮你一地,多地快速找寻空闲会议室,并配有会议室大小及设备配置信息,系统还能帮你快速查看团队人员时间表,迅速确定会议时间,安排会议,将你的会议议程附加到你的会议邀请中。想了解更多有关中央资源Resource Central各项强大功能,请在我们网站www.add-on.com注册申请免费试用版或免费在线演示。

 ...
继续阅读

任务清单

BLOG__How-to-Get-Your-To-Do-List-Done-When-Youre-Always-in-Meetings

每天早晨开始工作时,你都期待能把一些困扰你数周的任务尽早完成。但到下班时,很多你认为可以完成的事仍然没有完成,任务放到了第二天早上,循环往复。会议也似乎不能让这些问题取得进展,因为没有足够时间让你集中精力完成这些任务。 你总期待一块儿‘完美时间’来完成这些任务,但‘完美时间’永远不会到来。在不知不觉中,最后期限迫在眉睫。当你最终确实达到了最后期限时,这些未完成的任务压在你的肩上,令你感到恐慌。  没有大块‘完美时间’,你就要接收这样的状态,并寻求一种如何在会务的日子里完成相应的任务。   将任务分成较小的块 无论是什么任务或项目,尝试将其分解为较小的待办项目。即使你在两个会议之间的30分钟休息时间内也可完成其中一项或两项任务。那么当你看到任务列表时,你会看到什么任务已完成,下一步该怎么做。   在时间表中预订重点工作的时间 你可以在每天办公时间表中安排固定不被打扰的时间段。比如,可以每天早上抽出一两个小时,或每周下午几个两小时时间段,让其他相关人知道你的时间表,以免各种会议事务的打扰。有了这样的时间块,无论从效率还心理上都有了更好的保障。 想要更高效完成任务,单单留出时间是不够的。你要明确地知道在这个时间段内要做什么。解决这个问题的一种方法,就是有了具体项目后,再在工作日程中安排具体的时间块。比如,你要准备个演示,那么你可以在接下来的两周内排出三个两小时时间块,用来准备演示工作。一旦有截止日期的任务,就锁定几个时间块,无论是你需要写篇文章,创建社交媒体演示,还是位空缺职位阅览简历,你都可以安排这样的‘靶向’时间段。 另一种帮你有效安排时间的方法,是在每个工作周开始,把所有任务清单进行优先排序。明确了优先任务,将他们排在时间块内,这样对于要做什么,能完成什么,一目了然。如果是与团队一起工作,那么你需要同团队人员商量本周时间安排的事宜。   时间段内避免分心以完成重点工作 工作时先查看较小的,分段的任务列表,了解需要如何完成。尽量完成这些任务,尽量不要在此期间查看电邮。 可以在会前10-15分钟内查看电邮。划掉已完成的任务,有些取得进展但未完成的,进行进展更新。   有了这样的工作节奏,对于会务繁忙之人的时间灾难就会降到最低。即使你处在不同会议中,仍然可以在一整天中完成大量的重点工作。遵循这些提示,你的工作效率可能大大提高,从而更好地把握待完成任务的节奏。 如果你想花更少的时间安排各项会议,腾出更多时间来完成工作,试试使用中央资源Resource Central这样的会议室预订系统。立即联系“Add-On Products”以注册免费试用版或免费在线演示。

 ...
继续阅读

会议发言的节奏

BLOG__Knowing-When-to-Speak-Up-in-a-Meeting-and-When-to-Keep-to-Yoursel_20200122-141847_1

很多时候,会议中涉及到日常工作的即兴发言,比起那些准备好的演讲,更能展现出你的领导力及工作中的潜力。 会议中能主动说出自己的观点比等到别人问你再说更有利于职业发展。当然有些时候,你需要在会议中保持沉默,如何把握发言的节奏,以下有些小提示与大家分享。 何时在会议中发言 挑战自己 如果你是因为当众发言另你稍感恐惧,因而总在迫不得已时才给出自己的建议。克服这种恐惧的方法就是事先准备些思路要点,会上阐述时会更自信。 你的目的  想想你选择这份工作的原因,工作中哪部分让你做起来充满激情?会议中的发言要同工作中的目标结合起来。比起脑中的职位及任期,工作中的激情能给你带来更多的信任与尊重,并能把你带到更正确的方向。   呼吸并放慢节奏 在会议上发言,尤其​​是在高管们面前,心理可能会感不安。深呼吸,把说话的节奏变慢,说话内容简洁,观点清晰地表达出来。理据充足自然会为你增添信心。   什么时候不发言 有时,在会议上少说话的人反而拥有更大的力量,那么什么时候少说话,什么样的话要少说?   你在炫耀时 如果你想通过炫耀自己的知识来加强他人对你的好感,这样的表述最好不说。通常大家会比你更易觉察你的意图,因而让你的威望在你的手舞足蹈中尽失。 有些建议最好以一对一的方式传达  有些反馈最好留在一对一的会谈中传达。例如,如果你想对工作报告提出反馈建议,最好在私下进行,如果在团队会议中传达,有时可能会使对方内心戒备。   赋予团队其他人发言权力 有时,当你想表达自己为团队提供的解决方案时,会表现得滔滔不绝,而忘记了留给他人寻找解决方案及阐述想法的空间。把更多的发言机会留给团队其他人,一方面,可以帮助团队人员提高自身领导力及解决问题的能力,另一方,你的领导威望也随之增强。 会上的发言即能提高你在企业的知名度,又能在同事间建立信任,提升自身领导力。 把握好会议发言的节奏及发言技巧,会对你的职业发展影响巨大。 如果你想找寻一种快捷高效的方式安排预定会议室,想进一步了解我们的会议室预定系统Resource Central的更多信息,请注册申请免费试用或免费在线演示。

 ...
继续阅读

楼层平面图简化日常会议室管理操作

BLOG__Streamline-Your-Daily-Workflow-with-Floor-Plan-Visualizations-for-Meeting-Room-Booking

找到一间既适合又空闲的会议室可能并不容易。你不大可能对办公室里的所有会议室一一了如指掌,更不用说在不地点的会议室情况了。除非提供会议室的详细信息,否则你在预定会议室时,可能会有不知所措的盲选感觉。智能会议系统里所提供的楼层平面图,在你预定会议室时可能大有帮助。楼层平面图提供了会议室的可视化表示,让你对所有会议室的大小一目了然,很快帮你找到最适合的会议室。 Resource Central中央资源是用于Microsoft Outlook®和Exchange的智能会议系统。由于它与Outlook的完美结合,用户无需打开其他程序即可使用楼层平面图及其他功能。他们可以像以前一样使用Outlook查看会议室平面图,获取其他信息,只需点击几下鼠标就可完成。 如何使用中央资源Resource Central的楼层平面功能 在Outlook上的插件‘资源找寻’内,有人性化设计的楼层资源平面图。可以清楚显示任何办公位置,地区的资源配置及可用性。楼层平面图帮你轻松查找设施中的所有会议室。空闲会议室以绿色显示。单击楼层平面上选定的资源时,下面的资源列表中便会显示该资源已选定了。 你可通过上传图像作为楼层平面图。楼层平面图可以使用详细版,也可以选择PowerPoint只做简洁版。在配置界面,可以使用中央资源Resource Central的内置工具标记资源。 使用我们的中央资源智能会议系统预定会议室,如果想用我们楼层平面图功能,只需导航到你要的位置,找到标注绿色的会议室,点击鼠标就预订好了。 楼层平面图好处多多 中央资源楼层平面图功能,大大简化会务安排操作流程,每天可省去员工很多时间,让会务安排变得更快更简单。 一张清晰的楼层平面图,轻松取代烧脑记忆所有会议室位置,大小,配备。无需记忆这些信息,有了这张图,找到最适合你的会议室,点击一下你的鼠标就搞定。 无论是想预定小型协作办公室,工作室,会议室还是共享工作区,中央资源Resource Central智能会议系统都能帮轻松完成。有了这个系统,无论你身在何处,都能轻松预定到最适合的办公空间。要了解更多有关Resource Central中央资源及其 楼层交互平面图的信息,请立即注册免费试用版或免费在线演示!

 ...
继续阅读