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高效能会议

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我们都有开会跑题,或开会人没准备好就来开会的无效会议经历。这样情况不但浪费了大家的时间,还影响了团队的士气。 解决方法就是提前准备一份明确的会议议程。一份好的会议议程可以帮助与会者提前做好充分准备,围绕会议主题商议事务。会议议程还有助于分配所有参会人的时间,让每个人都可围绕同一议题分享自己的观点并取得共识,还能限制商讨时间,不会陷入无休止的拉锯式商讨中。会议期间出现问题时,有了会议议程,明确主题,大家想的就是如何解决问题,而不是如何让自己占上风。

无论是5人还是50人会议,会议议程要涵盖所有会议主题,并为每个主题分配相应时间。以下是一些如何作好会议议程的小提示。

确定会议优先议题和意见

首先,要确定会议中需要讨论的议题。从不同与会者那里了解想要商讨的议题及原因,设定个获取议题建议的期限。有了他们的建议就可以整理出一个初步的议题列表,根据重要性顺序来确定它们的优先级。如果你决定删除某团队成员建议的议题,请向其解释你的理由。

在抉择议题优先顺序时,选择能影响整个团队的议题。每个人都很忙,安排个大家都能聚齐的会议不易。因此,选择能影响整个团队的决策议题,是对大家时间的尊重,否则,长期下来,团队成员对会议效率产生质疑,产生抵触会议的情绪。

将会议议题改为问题格式

用问题格式写下会议议题。 这种方式让与会者更容易准备会议资料及他们的观点。例如,将这个会议主题‘商业智能仪表盘’改为‘我们如何更有效地向客户展示商业智能仪表盘?’,这样可以缩小议题关注范围,明确会议商讨是否在话题范围,更易评定问题是否得到答复或讨论是否有效完成。

另外,还要算一下商讨每个议题的时间。 应预估充裕时间,应包括介绍议题,回答问题,观点碰撞,提出解决方案及行动步骤所需时间。如能提供讨论每个议题所需预估时间,团队成员也会调整其讨论节奏以配合时间框架。

把握会议室节奏

会议议题报告的会议流程也非常重要,它能控制会议节奏。没有会议流程,每个人都会按自己的节奏来阐述议题观点。比如,会议主持人可以让与会者共同选出每个议题。并指定议题的主导负责人。

通过使用上述作会议议程技巧,能避免会议跑题,让会议更高效。会议议题最好提前一天发给会议人员,以便大家有足够的准备时间。每次会议结束,也要作个小总结,哪些方面效果很好,哪些需要改进。 不断总结,有助你会议的持续改进,让你的会议更高效。

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