智能会议产品博客

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防止双重预定

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使用Microsoft Outlook®预订会议室时,一定遇到过双重预订的麻人经历。双重预订不仅会让你在需要时没有会议室,而且还会导致其他服务如订餐,设施配备等再也没法使用。而且,双重预订会给公司访客或商业伙伴留下不专业的印象。由于双重预订的错误,让你只能临时再次去找空闲会议室,大大降低工作效率,耽误所有参会人员的工作时间。

试想,当你在会议室正准备与你的团队商讨事宜时,有人走进会议室,询问你是否也预订了这间会议室。看起来出错了,但谁也没做错。这是办公室里经常发生的场景。想解决双重预定问题,了解问题根源很重要。下面这些问题可能会导致双重预订

  • 房间太少
  • 未充分使用或过度使用的会议室
  • 有些会议室没有配备重要的会议演示工具
  • 不知道哪个会议室是哪个,因为不同会议室未标注区分名称

一些简单地调整可以帮你消除双重预订的问题,如给每个会议室取名,并让每个会议室配备设施一致。另外,一块会议室外挂智能会议平板,也能很好地解决这个问题,你路过会议室时就可轻松判断会议室是否可用,点击智能会议平板就可完成会议预订、延长或取消各种操作。智能会议平板同时显示谁预订了会议室以及预订的时间段。

使用正确的调度工具

Microsoft Outlook®是操作会议室预订的首选软件,因为它操作简单,一学就会。但是对于很多企业来讲,单单靠Outlook来解决会议管理问题是不够的。需要一款与Microsoft Exchange服务器直接集成的智能会议系统,来完善所有功能。这样智能会议平板就可直接链接到Exchange服务器,所有预定都能做到即时更新。

拥有自己数据库的会议室预订系统以特定间隔(例如每10分钟)与Microsoft Exchange服务器同步。这种延迟意味着会议室预订系统不是每次都与Exchange服务器完全即时同步,这就会导致双重预订。Add-On Products产品的中央资源Resource Central软件直接与Office 365Microsoft OutlookExchange整合,所以无论你是通过电脑,手机还是智能会议平板预定会议室,会议室的可用状态及预定信息都是即时更新的。

对于一些小型企业和初创企业来说,Outlook是一个不错的会议室预订系统。但如果你的企业会议室不只一两间,单靠它的功能通常是不够的。中央资源Resource Central通过提供每间会议室的详细信息,进而加强并简化了会议预定操作程序,你还可以在这个系统里操作订餐服务,外卖餐厅或公司食堂会自动收到订单。订单更新及取消指令同服务商连接,自动生成,不必再同服务商确认更新。

中央资源Resource Central人性化设计浏览界面,让你对所有空闲会议室一目了然。免去逐个会议室查阅是否可用的麻烦。所有这些功能,都能助你更快更高效更轻松地管理会议。它还可以为你生成会议室使用情况报告,谁在何时使用过哪间会议室,让企业更好掌握会议室使用情况,是不足还是过高。这些具体数据能帮你最大限度地优化使用办公空间。

想更多了解Add-On Products的产品如何使企业的会议室预订过程更简单更有效,请我们联系,申请免费的在线演示或免费试用

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