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任务清单

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每天早晨开始工作时,你都期待能把一些困扰你数周的任务尽早完成。但到下班时,很多你认为可以完成的事仍然没有完成,任务放到了第二天早上,循环往复。会议也似乎不能让这些问题取得进展,因为没有足够时间让你集中精力完成这些任务。

你总期待一块儿‘完美时间’来完成这些任务,但‘完美时间’永远不会到来。在不知不觉中,最后期限迫在眉睫。当你最终确实达到了最后期限时,这些未完成的任务压在你的肩上,令你感到恐慌。

 没有大块‘完美时间’,你就要接收这样的状态,并寻求一种如何在会务的日子里完成相应的任务。

 

将任务分成较小的块

无论是什么任务或项目,尝试将其分解为较小的待办项目。即使你在两个会议之间的30分钟休息时间内也可完成其中一项或两项任务。那么当你看到任务列表时,你会看到什么任务已完成,下一步该怎么做。

 

在时间表中预订重点工作的时间

你可以在每天办公时间表中安排固定不被打扰的时间段。比如,可以每天早上抽出一两个小时,或每周下午几个两小时时间段,让其他相关人知道你的时间表,以免各种会议事务的打扰。有了这样的时间块,无论从效率还心理上都有了更好的保障。

想要更高效完成任务,单单留出时间是不够的。你要明确地知道在这个时间段内要做什么。解决这个问题的一种方法,就是有了具体项目后,再在工作日程中安排具体的时间块。比如,你要准备个演示,那么你可以在接下来的两周内排出三个两小时时间块,用来准备演示工作。一旦有截止日期的任务,就锁定几个时间块,无论是你需要写篇文章,创建社交媒体演示,还是位空缺职位阅览简历,你都可以安排这样的‘靶向’时间段。

另一种帮你有效安排时间的方法,是在每个工作周开始,把所有任务清单进行优先排序。明确了优先任务,将他们排在时间块内,这样对于要做什么,能完成什么,一目了然。如果是与团队一起工作,那么你需要同团队人员商量本周时间安排的事宜。

 

时间段内避免分心以完成重点工作

工作时先查看较小的,分段的任务列表,了解需要如何完成。尽量完成这些任务,尽量不要在此期间查看电邮。 可以在会前10-15分钟内查看电邮。划掉已完成的任务,有些取得进展但未完成的,进行进展更新。

 

有了这样的工作节奏,对于会务繁忙之人的时间灾难就会降到最低。即使你处在不同会议中,仍然可以在一整天中完成大量的重点工作。遵循这些提示,你的工作效率可能大大提高,从而更好地把握待完成任务的节奏。

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