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智能会议产品博客

几招助你的远程会议更成功

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未来趋势-远程办公 像苹果、亚马逊、IBM和Intuit各大知名公司已经越来越接受远程工作的方便之处。 至于远程工作的缺点,大多集中在缺乏参与感十足的沟通效果。   无论你的团队是完全远程的,还是部分员工在家工作,运行一个有效的远程会议都是说起来容易做起来难。 与人面对面交流更简单,因为你可以即刻感觉到参与者的态度及心情。   通常,面对面会议被认为比远程会议更有效率,但有可能使用适当的技术和流程能让你的远程会议更富有成效。   你真的需要开会 远程会议可以让不同地区与会者就一个项目建立有效交流,进而达成共识。 但是,得确有必要才会安排一次会议。   安排会议之前,先问问自己会议的目标是什么,并确保它们是明确的。如果你还对会议的目标仍有些模糊,你得好好想想要不要占用所有人议时间安排这个会议。   谁最需要参加会议 由于技术的限制,很难举行大型远程会议,且如果参与人数过多,每个与会者都很难真正有参与感。 所以远程会议的人数最好不超过7人。   在远程会议开始时,每个人打招呼式的简洁自我介绍很有必要。 一个简单的“Hi,我是凯特。”帮助与会者识别彼此的声音。 通常如果你知道谁在电话中,你的参与感会更强。 在每次会议开始的时候,简短的小聊能打破彼此僵局,让大家都感到更自在。   获取正确的远程会议工具 使用Google Drive、WebEx、GoTomeeting和Skype for Business之类的协作软件,可以确保所有参与者同时查看相同的内容。 远程会议使用视频方式是首选,因为它可以让人们感觉到他们和你在同一个房间里,提问阐述时可以看到其他人的面部反应和表情。 视频还可以防止参与者同时作其他事情。   白板的角色也很重要,因为它可以让参与者更轻松地进行头脑风暴、分享阐述想法。 如果你与设计师合作,Invision或Zeplin能帮助你们更好地分享和评论设计理念。   会议软件通常设计成通过互联网连接工作,但最好为参与者提供拨号上网选项,他们中或许有些人在会议时只能用电话。   如果你的远程会议是跨时区的,一个时区应用App能帮你选择适合所有人的最好会议时间。   提早5-10分钟 不要忽略会议开始前5-10分钟的准备工作,帮你了解硬件软件是否能正常运行远程会议,保证你能解决会议中可能产生的设备技术问题。 一旦会议开始,一些软硬件的技术问题解决起来既仓促又耗费会议人员的时间,会议效率自然大大降低。   提前准备会议议程 一个高效的远程会议,离不开一份提前准备的会议议程,提前发给大家,让每个人对会议主题,商讨项目内心有数,提前准备。   那些想在会议上分享一些相关资料的人,可将资料提前发给大家,这样大家可以提前查阅并会带着他们的问题参与会议。   开始会议时,提示每个人会议当天的议题及目标。 鼓励所有人通过提问及阐述自己的观点促进大家的参与感及互动。   希望以上这些远程会议小贴士对你有所帮助。 如果你正在寻找一个工具来帮你轻松解决远程预订会议,请考虑我们想进一步了解我们的Resource Central资源中心。 一个加载在Microsoft Outlook®、Exchange和Office 365上的会议室预订系统,操作非常快捷方便,可跨多个时区预订视频会议和各种在线会议。   试试我们的免费试用 版,更好地体验我们的会议室预定系统。

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在GDPR下遵守欧盟新数据保护规则的重要性

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《欧洲通用数据保护条例》(GDPR)在2016年4月获得了通过,永久改变了全球数字隐私格局。 GDPR旨在统一整个欧盟成员国的数据保护法律,它影响了在欧洲境内外持有或使用欧洲个人数据的每个实体。这意味着世界上几乎每个网站和应用程序都受到了影响。 现在,几乎生活中的每个方面都被数据包围。人们每天使用的服务(如:社交媒体和银行应用程序),收集、存储和分析个人数据。根据GDPR,机构必须确保在严格的条件下收集数据并保护其免受误用。违规使用可能面临高达2000万欧元或年营业额4%的巨额罚款。违规使用可能损害公司的声誉和盈利能力。 GDPR法规包含哪些内容? GDPR的出现是因为公众对欧盟的数字隐私感到担忧。 GDPR承认公民在识别其身份的信息方面享有的权利。 GDPR通过以下方式扩展了公民的权利,也称为数据主体: 仅在有充分理由和获得许可的情况下使用个人数据 根据要求提供或纠正个人数据 根据要求删除个人数据 在IT系统之间安全地传输个人数据 法律的关注点不是机构所在的地方,而是业务活动发生的地方。持有与欧盟公民有关的数据的任何组织都必须遵守。这意味着GDPR是一项全球法律。如果你的组织代表欧盟公民开展业务,提供服务或开展活动,则GPDR可能适用。 拥有超过250名员工的机构必须遵守GDPR。如果数据处理会影响数据主体的权利和自由,如包含某些类型的敏感个人数据,则员工少于250名的机构必须遵守该法规。 GDPR保护的数据类型  身份信息,如姓名,地址和ID号 在线数据,如位置,IP地址和cookies 生物特征数据 健康和遗传数据 种族或种族数据 政治观点 性取向   如何确保持续遵守GDPR 制定和维护GDPR合规计划的过程应包括法律,IT,人力资源和其他部门的人员。必须识别,跟踪和记录数据,以及使用目的,存储位置和有权访问数据的人员的姓名。机构的技术流程可能需要进行更改,以确保其符合GDPR。 任命一名数据安全官(DPO) 欧盟内或欧盟以外的组织处理向欧盟提供商品和服务的个人数据,或监视欧盟内数据主体的行为的组织,应任命一名数据安全官来负责GDPR并充当数据保护局(DPA)和数据主体的联系人。   进行GDPR的审核 很少机构能确定涉及个人数据的每个流程。有IT系统的组织机构应仔细研究整个系统组合,以确保所有系统都符合GDPR法规。另外,请务必注意,需要符合GDPR要求的是组织机构,而不是系统,应用程序,平台或数据库。   回应行使数据权利的欧盟公民 机构应准备对行使GDPR规定的权利的数据主体做出回应。公司应提前做好处理数据泄露事件并实施其他控制措施的准备,以有效保护数据安全。   Add-On Products的中央资源Resource Central预定软件是加载在Microsoft Outlook® 和Exchange平台上的,遵循Microsoft的相关GDPR设置。经验丰富的数据库技术人员可以将中央资源Resource Central配置为GDPR兼容。我们确定欧盟公民数据在中央资源Resource Central数据库中的位置,然后为我们的客户搭建相关工具,使他们能够遵守GDPR。   让我们协助你保持与GDPR的合规性,你可腾出更多精力专注于核心业务发展。想要了解有关我们用于中央资源预定 和智能会议平板管理的符合GDPR软件的更多信息,请立即注册免费试用或免费在线演示!

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丹麦中央资源Resource Central

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去年,Add-On Products在丹麦瓦埃勒,为当地中央资源Resource Central用户创建了一个用户群。之前,我们长期维护计划的用户一直想拥有一个论坛,可以分享讨论中央资源Resource Central的使用。这样的用户群就这样自然而然地诞生了。这个群的核心宗旨是增强我们软件的用户体验,并鼓励用户之间共享信息和产品知识。群组的第一次会议于2018年5月举行,第二次会议于2018年10月举行。 Add-On Products产品专家为用户群会议提供了技术支持。会议期间,我们的专家在中央资源Resource Central中宣布了新功能和即将发布的功能。参与者可以讨论他们对中央资源Resource Central的使用,分享他们的成功及疑虑,并与其他用户建立联系,并提供他们的建议以完善新功能。无论你对我们的产品有任何建议,或对有些产品功能有不确定或疑问,用户群都是获得反馈及分享想法的好地方。 中央资源Resource Central用户群,实现了让用户来影响我们产品的服务家发展方向。实际上,群里的用户提出的某些功能已在Resource Central 4.1 Service Release 1中实现了。这些功能如下: 餐饮外卖订单中的特注 订单中设置了一个特注区,会务人员可将一些特殊要求告知餐饮服务商。订单及发送给餐饮服务商的电邮中都会体现这个注释。你可以在“参数”(Catering Comment Box)中启用评论字段,但是请注意,如果订单中已经设置了特注区,就得将其删除。   在“新预订”电邮中添加特定于房间的信息 现在,你可以为每间会议室设置信息,这样的信息内容显示在发送给会务负责人的“新预订”电邮中。这样你可以让会务负责人了解该会议室的特殊条件或要求。你可以变换字体,以引起对消息的关注。大家可以在设计器>资源>电子邮件属性中找到这个新功能。   Add-On Products产品,致力于更好地服务客户,将客户的反馈纳入我们的产品。我们的丹麦中央资源Resource Central用户群,仅是我们倾听客户并努力为长期维护客户创建活力互动的用户社区的一个案例。 想了解更多有关我们的会议室预订系统,中央资源以及中央资源维护计划(*),请与我们联系。 (*)购买维护程序,须拥有特定产品的许可证。

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