会议安排

智能会议产品博客

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防止双重预定

BLOG_How-to-Prevent-Double-Bookings-in-Microsoft-Outlook

使用Microsoft Outlook®预订会议室时,一定遇到过双重预订的麻人经历。双重预订不仅会让你在需要时没有会议室,而且还会导致其他服务如订餐,设施配备等再也没法使用。而且,双重预订会给公司访客或商业伙伴留下不专业的印象。由于双重预订的错误,让你只能临时再次去找空闲会议室,大大降低工作效率,耽误所有参会人员的工作时间。 试想,当你在会议室正准备与你的团队商讨事宜时,有人走进会议室,询问你是否也预订了这间会议室。看起来出错了,但谁也没做错。这是办公室里经常发生的场景。想解决双重预定问题,了解问题根源很重要。下面这些问题可能会导致双重预订 房间太少 未充分使用或过度使用的会议室 有些会议室没有配备重要的会议演示工具 不知道哪个会议室是哪个,因为不同会议室未标注区分名称 一些简单地调整可以帮你消除双重预订的问题,如给每个会议室取名,并让每个会议室配备设施一致。另外,一块会议室外挂智能会议平板,也能很好地解决这个问题,你路过会议室时就可轻松判断会议室是否可用,点击智能会议平板就可完成会议预订、延长或取消各种操作。智能会议平板同时显示谁预订了会议室以及预订的时间段。 使用正确的调度工具 Microsoft Outlook®是操作会议室预订的首选软件,因为它操作简单,一学就会。但是对于很多企业来讲,单单靠Outlook来解决会议管理问题是不够的。需要一款与Microsoft Exchange服务器直接集成的智能会议系统,来完善所有功能。这样智能会议平板就可直接链接到Exchange服务器,所有预定都能做到即时更新。 拥有自己数据库的会议室预订系统以特定间隔(例如每10分钟)与Microsoft Exchange服务器同步。这种延迟意味着会议室预订系统不是每次都与Exchange服务器完全即时同步,这就会导致双重预订。Add-On Products产品的中央资源Resource Central软件直接与Office 365、Microsoft Outlook和Exchange整合,所以无论你是通过电脑,手机还是智能会议平板预定会议室,会议室的可用状态及预定信息都是即时更新的。 对于一些小型企业和初创企业来说,Outlook是一个不错的会议室预订系统。但如果你的企业会议室不只一两间,单靠它的功能通常是不够的。中央资源Resource Central通过提供每间会议室的详细信息,进而加强并简化了会议预定操作程序,你还可以在这个系统里操作订餐服务,外卖餐厅或公司食堂会自动收到订单。订单更新及取消指令同服务商连接,自动生成,不必再同服务商确认更新。 中央资源Resource Central人性化设计浏览界面,让你对所有空闲会议室一目了然。免去逐个会议室查阅是否可用的麻烦。所有这些功能,都能助你更快更高效更轻松地管理会议。它还可以为你生成会议室使用情况报告,谁在何时使用过哪间会议室,让企业更好掌握会议室使用情况,是不足还是过高。这些具体数据能帮你最大限度地优化使用办公空间。 想更多了解Add-On Products的产品如何使企业的会议室预订过程更简单更有效,请我们联系,申请免费的在线演示或免费试用!

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  • 在系统中的一些简单设置修正,就能避免Microsoft Outlook的双重预定问题。
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会议室使用

BLOG_How-to-Prevent-Unauthorized-Usage-of-Meeting-Rooms-with-RFID_CN

智能会议平板让企业可以轻松地向员工通报会议室的可用情况及各种会议安排,同时还可优化会议室的使用。Add-on Products最近推出了Digital Sign Service 4.0版的更新,最新更新进一步增强了我们的智能会议平板软件的功能。我们的智能平板现已与RFID技术集成在一起。   配有RFID阅读器的智能平板,通过要求用户使用RFID卡进行身份识别来确认会议预定或使用智能平板建立新的会议,从而增强了安全性和责任感。如果与会者没有出席并确认会议,会议室将自动腾出供他人使用。 什么是RFID及其工作原理 RFID代表射频识别,是NFC(近场通信)的一种形式,它使用电磁场自动识别和跟踪附在在物体上的标签。标签包含电子存储的信息。为了使RFID技术起作用,既需要RFID标签又需要读取器。 RFID标签几乎可以集成到任何东西中。例如,RFID数据可以通过衣服,非金属物品或身体等读取。对于智能会议平板系统,将RFID标签放置在卡中。 RFID技术应用的其他一些示例包括用于动物的微芯片和用于支付通行费的EZPass。 智能会议平板系统与硬件无关,因此并非所有与智能会议平板系统兼容的触摸屏都内置有RFID读卡器。   使用智能会议平板系统的RFID技术的步骤 使用智能会议平板系统的RFID技术时,用户可以采取以下步骤: 拿一张卡并将其放在智能平板的读卡器上 在特定会议室以自己的名义预定会议 确认,延长或取消已预定的会议 使用启用RFID读卡器的智能平板,你的智能平板可以有选择地仅限于授权持卡人使用。这样可以防止人们修改他人的预定或未经授权使用会议室。另外,员工可以在智能平板中输入个人PIN码以进行身份​​验证。 注册免费试用或免费在线演示智能会议平板系统 立即与Add-On Products,或当地的经销商联系,以获取免费演示及基于所需平板的数量和类型的个性化报价。  我们为你提供带有预装软件的平板 我们提供用于墙壁或玻璃墙的支架–你可以安装平板 并将其连接到网络(所有显示器都具有通过网络电缆供电的PoE) 我们的专业服务团队为你远程配置软件在服务器上 你需要做的就是将平板上的软件指向服务器URL(我们使用Microsoft Graph与Exchange / Office 365集成)   拥有具有RFID功能的智能平板就是如此简单! 配备RFID阅读器的智能会议平板可增强安全性并可防止未经授权的使用。此处可了解更多有关具有RFID功能的信息。  

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高效能会议

BLOG_Productive-Meetings--How-to-Set-an-Effective-Agenda-and-Accomplish-Your-Meeting-Objectives

我们都有开会跑题,或开会人没准备好就来开会的无效会议经历。这样情况不但浪费了大家的时间,还影响了团队的士气。 解决方法就是提前准备一份明确的会议议程。一份好的会议议程可以帮助与会者提前做好充分准备,围绕会议主题商议事务。会议议程还有助于分配所有参会人的时间,让每个人都可围绕同一议题分享自己的观点并取得共识,还能限制商讨时间,不会陷入无休止的拉锯式商讨中。会议期间出现问题时,有了会议议程,明确主题,大家想的就是如何解决问题,而不是如何让自己占上风。 无论是5人还是50人会议,会议议程要涵盖所有会议主题,并为每个主题分配相应时间。以下是一些如何作好会议议程的小提示。 确定会议优先议题和意见 首先,要确定会议中需要讨论的议题。从不同与会者那里了解想要商讨的议题及原因,设定个获取议题建议的期限。有了他们的建议就可以整理出一个初步的议题列表,根据重要性顺序来确定它们的优先级。如果你决定删除某团队成员建议的议题,请向其解释你的理由。 在抉择议题优先顺序时,选择能影响整个团队的议题。每个人都很忙,安排个大家都能聚齐的会议不易。因此,选择能影响整个团队的决策议题,是对大家时间的尊重,否则,长期下来,团队成员对会议效率产生质疑,产生抵触会议的情绪。 将会议议题改为问题格式 用问题格式写下会议议题。 这种方式让与会者更容易准备会议资料及他们的观点。例如,将这个会议主题‘商业智能仪表盘’改为‘我们如何更有效地向客户展示商业智能仪表盘?’,这样可以缩小议题关注范围,明确会议商讨是否在话题范围,更易评定问题是否得到答复或讨论是否有效完成。 另外,还要算一下商讨每个议题的时间。 应预估充裕时间,应包括介绍议题,回答问题,观点碰撞,提出解决方案及行动步骤所需时间。如能提供讨论每个议题所需预估时间,团队成员也会调整其讨论节奏以配合时间框架。 把握会议室节奏 会议议题报告的会议流程也非常重要,它能控制会议节奏。没有会议流程,每个人都会按自己的节奏来阐述议题观点。比如,会议主持人可以让与会者共同选出每个议题。并指定议题的主导负责人。 通过使用上述作会议议程技巧,能避免会议跑题,让会议更高效。会议议题最好提前一天发给会议人员,以便大家有足够的准备时间。每次会议结束,也要作个小总结,哪些方面效果很好,哪些需要改进。 不断总结,有助你会议的持续改进,让你的会议更高效。 使用中央资源Resource Central管理高效会议 中央资源Resource Central是用于Microsoft Outlook®和Exchange的会议管理软件,方便你快速会议管理。系统可帮你一地,多地快速找寻空闲会议室,并配有会议室大小及设备配置信息,系统还能帮你快速查看团队人员时间表,迅速确定会议时间,安排会议,将你的会议议程附加到你的会议邀请中。想了解更多有关中央资源Resource Central各项强大功能,请在我们网站www.add-on.com注册申请免费试用版或免费在线演示。

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电子邮件签名

BLOG_Email-Signature-Software_How-to-Leverage-the-Marketing-Benefits-of-Everyday-Company-Emails

电子邮件是企业最易忽视的有效营销方法之一。这里说的并不是通过电邮方式给客户发送公司宣传手册,而指的是你每天发给客户,供应商,和合作伙伴的电子邮件。电邮签名是在发送的邮件时末尾的落款,用于让收件人知道你是谁、你的职位及为哪个组织工作等。简而言之,电子邮件签名就像一张数字名片。 如今,多数企业员工每天被大量电子邮件包围着。一个具有品牌风格的个性化电邮签名可以让你的邮件脱颖而出,并使收件人清楚地知道,该邮件是来自什么公司。如果你没能好好利用这个强大营销和品牌建设功能,也就错过了一个提高公司品牌认知度的机会。市场部通常会给公司的信头、名片、宣传册和其他外宣品打上品牌,为什么会没想到电子邮件? 一个设计良好的简洁电子邮件签名,不但会为企业传递一种专业且值得信赖的形象,还能让收件人迅速注意企业品牌。 统一的电邮签名能为企业建立一个整体的品牌标识形象。由于签名的一致性,那些能收到来自企业不同部门的邮件的外部客户,会加深对企业品牌的认知。相反,如果企业的每个员工都使用不同风格的电邮签名,再配上不同个性化的颜色、字体和内容,无论设计多有个性,传递给客户的印象就是杂乱且不专业。如果有些人选择了与公司观点不同的色彩,就更糟了。 电子邮件签名都应该包括什么 电子邮件签名至少要包括姓名、职位、公司名称、公司地址、联系电话、公司网址和公司的标。还有一些可能忽略,但非常有用的信息需要包含,如公司或个人社交媒体链接,企业标语及最新促销活动信息。签名里你的邮箱地址反而没那么重要,因为在邮件‘发件人’中可以找到。 推广最新的营销活动 为什么不通过电子邮件签名让更多人知道企业最新营销活动? 用电邮签名推广公司最新营销活动,是一件不花一分钱,回报率超高的行销方式。通过在电邮签名处添加营销活动口号及链接,来推广企业最新营销活动。企业每天各部门与不同机构,客户的往来电邮量巨大,比起推广电邮,电邮签名不给收件人任何强迫营销感的同时却让更多人知道了企业的营销活动信息。可在电邮签名中推广的内容包括: 特价销售信息 新产品推广及服务 最新调研信息              款项募集活动 活动及会议信息 案例 行业研究 免费演示及咨询 电邮签名中最好包含一个鲜明的行动号召,再链接到特定的促销活动,这样可以获得更高的点击率。创建最新营销推广的电子邮件签名时,保持签名的一致性很重要。 创建一个强大的电邮签名要从选择一个卓越的电子邮件签名软件开始。 Add-On Products中央邮箱Mailbox Central营销软件,是加载在Microsoft Outlook®和Outlook® Web Access上的系统软件,帮你创建公司标准化个性电邮签名。你可以随时通过中央邮箱Mailbox Central系统模板选择字体,公司徽标,定义内容来个性化企业的电邮签名,推广最新公司活动动态。想了解更多有关中央邮箱Mailbox Central营销软件信息,或想申请免费试,免费在线演示,欢迎联系我们www.add-on.cn。

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任务清单

BLOG__How-to-Get-Your-To-Do-List-Done-When-Youre-Always-in-Meetings

每天早晨开始工作时,你都期待能把一些困扰你数周的任务尽早完成。但到下班时,很多你认为可以完成的事仍然没有完成,任务放到了第二天早上,循环往复。会议也似乎不能让这些问题取得进展,因为没有足够时间让你集中精力完成这些任务。 你总期待一块儿‘完美时间’来完成这些任务,但‘完美时间’永远不会到来。在不知不觉中,最后期限迫在眉睫。当你最终确实达到了最后期限时,这些未完成的任务压在你的肩上,令你感到恐慌。  没有大块‘完美时间’,你就要接收这样的状态,并寻求一种如何在会务的日子里完成相应的任务。   将任务分成较小的块 无论是什么任务或项目,尝试将其分解为较小的待办项目。即使你在两个会议之间的30分钟休息时间内也可完成其中一项或两项任务。那么当你看到任务列表时,你会看到什么任务已完成,下一步该怎么做。   在时间表中预订重点工作的时间 你可以在每天办公时间表中安排固定不被打扰的时间段。比如,可以每天早上抽出一两个小时,或每周下午几个两小时时间段,让其他相关人知道你的时间表,以免各种会议事务的打扰。有了这样的时间块,无论从效率还心理上都有了更好的保障。 想要更高效完成任务,单单留出时间是不够的。你要明确地知道在这个时间段内要做什么。解决这个问题的一种方法,就是有了具体项目后,再在工作日程中安排具体的时间块。比如,你要准备个演示,那么你可以在接下来的两周内排出三个两小时时间块,用来准备演示工作。一旦有截止日期的任务,就锁定几个时间块,无论是你需要写篇文章,创建社交媒体演示,还是位空缺职位阅览简历,你都可以安排这样的‘靶向’时间段。 另一种帮你有效安排时间的方法,是在每个工作周开始,把所有任务清单进行优先排序。明确了优先任务,将他们排在时间块内,这样对于要做什么,能完成什么,一目了然。如果是与团队一起工作,那么你需要同团队人员商量本周时间安排的事宜。   时间段内避免分心以完成重点工作 工作时先查看较小的,分段的任务列表,了解需要如何完成。尽量完成这些任务,尽量不要在此期间查看电邮。 可以在会前10-15分钟内查看电邮。划掉已完成的任务,有些取得进展但未完成的,进行进展更新。   有了这样的工作节奏,对于会务繁忙之人的时间灾难就会降到最低。即使你处在不同会议中,仍然可以在一整天中完成大量的重点工作。遵循这些提示,你的工作效率可能大大提高,从而更好地把握待完成任务的节奏。 如果你想花更少的时间安排各项会议,腾出更多时间来完成工作,试试使用中央资源Resource Central这样的会议室预订系统。立即联系“Add-On Products”以注册免费试用版或免费在线演示。

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  • 会议多的工作日完成各项工作任务。如何全天完成大量重点工作的小贴士。
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