会议安排

智能会议产品博客

阅读更多会议室及资源管理的优势

通过预订助手优化房间利用率并促进预订清理

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每天,办公室里的人都要忙于各种会务工作,制定会议日程,预定会议室,通知所有参会人员会务信息。先进的智能会议系统对很多企业变得越来越重要。能有效优化办公空间,帮助员工快捷完成会务管理的各项事宜。 先进的智能会议系统能有效提高工作效率,同时也在访客面前打造了企业的专业形象。通过实时集中管理会议室及企业各项资源,大大提高资源利用率,简化员工操作流程,提升了访客到访体验。 预定助手-灵活快捷会议预定的好帮手 Add-On Products中央资源Resource Central是加载在Microsoft Outlook平台上,为企业提供一站式会务解决方案,从会议室预定,会议设备配备,订餐,到访客管理及各种相关服务等的智能会议系统。可在电脑,平板电脑,手机上轻松操作。系统实时更新,参会者可获得最新的信息。中央资源 Resource Central 智能会议系统为前台、会议联系人配有 ‘预定助手’功能,让他们在操作各项预定,更改及其他相关服务如订餐时,更快捷更灵活。 你可以用‘预定助手’将一个会议移动到另一间会议室或删除你认为无用的预定,还可以为临时出现的会议安排会议室,通知安排会议人员所有更改信息。当你在预定助手中更改会议信息时,会议联系人日程中也会更改,所有参会者都会自动收到更改通知。会议的各种改动是会务人员经常面对的头疼问题。系统指令后的自动更改功能,大大简化了会务人员的操作程序。如果你不能使用某一间会议室,也能选择另一间会议室。但如果没能提供另一间会议室,这个会议不会从会议组织人和参会人员的日程中删除,但会议联系人需要再找其他会议室。 清理预定是‘预订助手’的一个非常有用的功能。你可以通过清理预定功能,删除清理或移动已离职或处于休假的员工以前预定,目前不需要再执行的预定。这样可以把这些办公资源尽快释放出去,留给真正要用的员工使用。 使用中央资源Resource Central优化会议室资源 有了中央资源Resource Central,无论手机、电脑,还是智能会议平板上都可轻松操作会议室预定及其他相关服务。系统可以助你快速完成各项会务事宜,寻找最适合的会议室,安排会议,邀请参会人员,这些只要点击几下鼠标就可轻松搞定。双重预定,会议打扰,办公资源浪费,混乱会议日程,向这些烦扰你的会务疏漏说再见。 更多产品信息,联系Add-On Products公司, 申请免费在线演示或注册体验我们的免费试用版。

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  • 使用‘预订助手’集中管理会议室及办公资源,大大优化办公资源使用,简化员工操作流程,提升访客到访体验。
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楼层平面图简化日常会议室管理操作

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找到一间既适合又空闲的会议室可能并不容易。你不大可能对办公室里的所有会议室一一了如指掌,更不用说在不地点的会议室情况了。除非提供会议室的详细信息,否则你在预定会议室时,可能会有不知所措的盲选感觉。智能会议系统里所提供的楼层平面图,在你预定会议室时可能大有帮助。楼层平面图提供了会议室的可视化表示,让你对所有会议室的大小一目了然,很快帮你找到最适合的会议室。 Resource Central中央资源是用于Microsoft Outlook®和Exchange的智能会议系统。由于它与Outlook的完美结合,用户无需打开其他程序即可使用楼层平面图及其他功能。他们可以像以前一样使用Outlook查看会议室平面图,获取其他信息,只需点击几下鼠标就可完成。 如何使用中央资源Resource Central的楼层平面功能 在Outlook上的插件‘资源找寻’内,有人性化设计的楼层资源平面图。可以清楚显示任何办公位置,地区的资源配置及可用性。楼层平面图帮你轻松查找设施中的所有会议室。空闲会议室以绿色显示。单击楼层平面上选定的资源时,下面的资源列表中便会显示该资源已选定了。 你可通过上传图像作为楼层平面图。楼层平面图可以使用详细版,也可以选择PowerPoint只做简洁版。在配置界面,可以使用中央资源Resource Central的内置工具标记资源。 使用我们的中央资源智能会议系统预定会议室,如果想用我们楼层平面图功能,只需导航到你要的位置,找到标注绿色的会议室,点击鼠标就预订好了。 楼层平面图好处多多 中央资源楼层平面图功能,大大简化会务安排操作流程,每天可省去员工很多时间,让会务安排变得更快更简单。 一张清晰的楼层平面图,轻松取代烧脑记忆所有会议室位置,大小,配备。无需记忆这些信息,有了这张图,找到最适合你的会议室,点击一下你的鼠标就搞定。 无论是想预定小型协作办公室,工作室,会议室还是共享工作区,中央资源Resource Central智能会议系统都能帮轻松完成。有了这个系统,无论你身在何处,都能轻松预定到最适合的办公空间。要了解更多有关Resource Central中央资源及其 楼层交互平面图的信息,请立即注册免费试用版或免费在线演示!

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  • 一张楼层平面图,清楚地让你了解会议室的位置及大小,简化了你在Resource Central中央资源预定会议室的工作流程。
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使用Outlook®安排会务的几大主要问题

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Microsoft Outlook®是目前很多企业用来处理电邮及日程安排的一款不错的软件。但它的会议管理系统和资源预订功能还是有许多不足之处。缺少一目了然的视觉描述,所以使用Outlook进行会议管理和资源预订可能会出现一些问题。以下是用户通过Outlook®预订会议和资源时遇到的一些最常见问题。 必须使用多个不同系统来预订资源和订购服务 预订会议室时,可能会有连带服务需求,如订餐,音视频设备集成等等。如果使用Outlook®管理会议,就得登陆不同系统完成订餐,给外卖餐饮供应商开具发票等等任务。 无法即时获知哪些会议室可用 在Outlook®中查找会议室时遇到的最大问题之一,是即时获得空闲会议室信息。会议室越多越费力。虽然Outlook®中的“日程助手”会提供可用会议室及何时可用信息,但它操作界面不够一目了然。必须选择多个房间并滚动查看空闲房间,费时费力。 开会时找不到空闲会议室 想要开会却找不到空闲会议室,实在沮丧。或许找不到空闲会议室的原因,仅仅是很多人忘记取消他们的预定,会议室空着,却处于‘合理’使用中状态。 没有会议室大小及设施配备的相应信息 除非你对企业所有会议室大小,位置,配备了如指掌,不然,你可能对某个特定会议室的可容纳人数,或是否配备投影仪这些信息有些吃不准。这些信息在你做会议管理时非常有用。遗憾的是,Outlook并不不提供这些信息。 没有资源使用情况的数据统计 商业地产的高昂价格及企业各项资源的使用成本,这两项支出直接影响整个企业的运营成本。会议室和资源使用支出是企业核议最低成本的重要参数。可惜的是,很多企业事后才意识到。 试想一下,假设你能拿出一份有关会议室使用情况及大小需求报告。这份报告对办公室设计,办公面积需求,会议室大小数量,都会有重要的指导性帮助。 Resource Central中央资源智能会议系统扩展了Outlook®的会议室预订功能 只要加载在Outlook上一个附加软件,以上所有问题都可以轻松解决。Add-On Products的智能会议系统,Resource Central中央资源,同Outlook界面无缝结合,完美扩展了Outlook会议管理功能。这个会议室预定系统可以即时查看空闲会议室,并配有会议室图片,楼层分布平面图,会议室大小及设施配备信息。中央资源在一个系统里集中所有会务安排事宜。在这个系统里,你能查找及预定会议室,供应商开具发票,可发送有附件文档。这样简捷快速地会务管理操作流程,有效地降低成本,提高工作效率。 有了中央资源智能会议系统,你可以轻松获取办公空间使用情况统计,哪些经常使用,哪些没有充分使用,以此推断办公空间使用趋势。中央资源还能凭借会议室外挂的智能会议平板功能,显示会议室当天会议。你还可以在路过空闲会议室时直接在智能会议平板上预定你的会议。 Outlook®的局限性很难达到智能会议管理的要求。加载一个专门为会议管理设计的,像Resource Central中央资源,这样的会议管理系统就会让其强大无比。想了解更多产品信息,联系我们,注册免费试用版或免费在线演示!

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  • 有了会议室预订附加软件,Microsoft Outlook®成为了所有会议和资源预订的核心工具。
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