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智能会议产品博客

会议室及办公空间使用情况

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最大化使用办公空间的解决方案 现在,企业低成本公司运营理念加之办公空间变得越来越灵活,如何高效使用工作空间是每个企业都想解决的问题。除了各种降低办公租金的方式来控制成本,还可以通过智能软件有效提高办公空间的使用率。  智能会议室和资源安排系统,可以快捷生成工作空间使用率报告。企业办公空间的使用情况一目了然,哪些空间很少使用。无论你是设备经理,CIO还是活动策划者,带报告的会议室和资源预订软件都可以让你更好地掌握设备资源和工作区的使用情况。通过保存到报告的数据,可以确定常使用的会议室特征及哪些会议室很少使用,最终有助于企业降低管理费用。 系统生成的报告提供各种资源使用信息,轻松掌握哪些资源经常使用及何时使用。报告还能提供个人,群组及部门的会议室预定和资源使用评估。   追踪未使用的预定 系统使用率报告还可显示,哪些已被预订但最终未使用的办公空间,哪些员工经常会有这样的行为。    监控空间使用 对企业而言,没有充分使用的办公空间是一种浪费。为了更好地掌握企业所需的办公空间类型,可以通过房间使用报告了解详情。比如,一个十五人的大会议室经常被两三人的小会议占用,企业可据此数据将空间改为多个更小型会议空间。    掌握额外服务的成本 系统生成的报告可帮助企业掌握与会议相关的额外成本及这些服务的使用频次。这种额外成本包括会议餐饮支出,音视频设备租赁费等。掌握了这些数据,企业可根据实际情况控制运营成本。   访客数据 访客管理系统可快捷生成访客到访数据,有助企业了解日常访客量及访客到访高峰期。   提高效率控制成本 中央资源Resource Central是Add-On Products公司的会议室和资源预订软件,可与Microsoft Outlook®和Exchange集成。中央资源Resource Central提供完整可自定义的解决方案,该解决方案还带有内置报告,可得到办公空间管理的最重要数据。报告可用于跟踪会议室和资源的使用情况,访客管理并监控会议成本。可以将报告导出为PDF,Excel以及其他适用的格式,因此可以轻松查看会议室使用情况统计信息,并使用它们来帮助你做出明智的业务决策。 如果你想获得会议室预订操作及办公空间使用率的先进管理方案,请注册以免费演示或免费试用

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  • 会议室及办公空间的使用率的统计数据,帮助企业最大优化办公空间的使用情况及每日访客的有效管理。
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使用Outlook®安排会务的几大主要问题

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Microsoft Outlook®是目前很多企业用来处理电邮及日程安排的一款不错的软件。但它的会议管理系统和资源预订功能还是有许多不足之处。缺少一目了然的视觉描述,所以使用Outlook进行会议管理和资源预订可能会出现一些问题。以下是用户通过Outlook®预订会议和资源时遇到的一些最常见问题。 必须使用多个不同系统来预订资源和订购服务 预订会议室时,可能会有连带服务需求,如订餐,音视频设备集成等等。如果使用Outlook®管理会议,就得登陆不同系统完成订餐,给外卖餐饮供应商开具发票等等任务。 无法即时获知哪些会议室可用 在Outlook®中查找会议室时遇到的最大问题之一,是即时获得空闲会议室信息。会议室越多越费力。虽然Outlook®中的“日程助手”会提供可用会议室及何时可用信息,但它操作界面不够一目了然。必须选择多个房间并滚动查看空闲房间,费时费力。 开会时找不到空闲会议室 想要开会却找不到空闲会议室,实在沮丧。或许找不到空闲会议室的原因,仅仅是很多人忘记取消他们的预定,会议室空着,却处于‘合理’使用中状态。 没有会议室大小及设施配备的相应信息 除非你对企业所有会议室大小,位置,配备了如指掌,不然,你可能对某个特定会议室的可容纳人数,或是否配备投影仪这些信息有些吃不准。这些信息在你做会议管理时非常有用。遗憾的是,Outlook并不不提供这些信息。 没有资源使用情况的数据统计 商业地产的高昂价格及企业各项资源的使用成本,这两项支出直接影响整个企业的运营成本。会议室和资源使用支出是企业核议最低成本的重要参数。可惜的是,很多企业事后才意识到。 试想一下,假设你能拿出一份有关会议室使用情况及大小需求报告。这份报告对办公室设计,办公面积需求,会议室大小数量,都会有重要的指导性帮助。 Resource Central中央资源智能会议系统扩展了Outlook®的会议室预订功能 只要加载在Outlook上一个附加软件,以上所有问题都可以轻松解决。Add-On Products的智能会议系统,Resource Central中央资源,同Outlook界面无缝结合,完美扩展了Outlook会议管理功能。这个会议室预定系统可以即时查看空闲会议室,并配有会议室图片,楼层分布平面图,会议室大小及设施配备信息。中央资源在一个系统里集中所有会务安排事宜。在这个系统里,你能查找及预定会议室,供应商开具发票,可发送有附件文档。这样简捷快速地会务管理操作流程,有效地降低成本,提高工作效率。 有了中央资源智能会议系统,你可以轻松获取办公空间使用情况统计,哪些经常使用,哪些没有充分使用,以此推断办公空间使用趋势。中央资源还能凭借会议室外挂的智能会议平板功能,显示会议室当天会议。你还可以在路过空闲会议室时直接在智能会议平板上预定你的会议。 Outlook®的局限性很难达到智能会议管理的要求。加载一个专门为会议管理设计的,像Resource Central中央资源,这样的会议管理系统就会让其强大无比。想了解更多产品信息,联系我们,注册免费试用版或免费在线演示!

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  • 有了会议室预订附加软件,Microsoft Outlook®成为了所有会议和资源预订的核心工具。
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