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智能会议产品博客

团队合作的未来:虚拟协作式办公如何打造现代工作空间

BLOG_the-future-of-collaboration

随着数字科技的发展,现代办公空间也随之进行着一系列激动人心的变革。如何能更好地提升团队成员间的协作成为这场变革的核心。打破各种空间地域的壁垒,让团队在灵活动态的办公环境更好地协作。  出色的团队协作工作方式,很多时候不仅能达到超乎想象的业绩,同时还能实现各种创新。想达到出色协作的工作效果也并非轻而易举,在远程工作环境中更是如此。 理想的虚拟环境有望实现团队成员间的出色协作。企业的人才库不再受地域限制,不同地区,不同领域的顶尖人才汇聚协作,随时随地沟通协作,助力企业实现更高目标。但是,虚拟协作也面临以下一系列独特的挑战: 不易让远程员工建立团结互助精神 更难建立对话 更易产生成员间的误解 员工工作过于随意 跨时区安排会议的难度   虚拟办公虽然面临着这样的挑战,但研究表明,虚拟团队的表现要优于在同一办公场所办公的团队。由于少有分散注意力的事情发生,远程工作员工的办公效率更高,因而能更及时地完成工作。此外,远程工作人员还学会了更明确的交流方式,因为他们知道他们不能像在办公室一样,走到同事旁,轻拍下同事的肩膀,沟通下工作上的一些事情。 虚拟办公方式不仅让办公室内勤人员受益,即使对那些经常在外的销售人员也会受益于这种灵活快捷的办公方式。现在我们可以使用的先进数字设备越来越多,让我们能随时随地高效办公。   企业应该怎么做 出色的虚拟协作团队离不开机构的支持。远程团队很难组织面对面会议,他们更需要随时掌握团队成员的工作进展。所以,能够让团队保持远程高效沟通的工具显得非常重要。像资源预定软件,可以快捷安排、邀请团队人员参加远程沟通会议。团队日程表的角色也非常重要,它能实时跟踪成员的日程安排,了解同事的工作进展。随着团队协作的流动性越来越强,越来越多的工作是在出差旅途中完成的,因此,高效便捷的移动办公软件越来越重要。   虚拟团队协作式办公在当今商业成功运作中扮演着越来越重要的角色。先进的通讯工具,让不同部门的每个员工可以高效结合,共同协作办公。如今,高端协作技术平台,应有尽有,从团队日程安排,讨论平台到文件及显示屏共享软件。现代的高新技术让企业更好地实现跨地区跨时区的高效协作工作。 Add-On Products附加产品在Microsoft Outlook®和Exchange平台上提供了许多协作办公技术 软件,包括会议及资源预定软件,智能触摸屏等解决方案。 联系我们,获取更多有关虚拟协作软件信息!  

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远程办公解决方案

BLOG_How-to-Convince-Management-to-Introduce-Flexible-Work-into-the-Workplace-

面对未来吧-传统的朝九晚五的工作时间可能不会持续很长时间了。今天的企业要想吸引精英人才,要为员工创造灵活办公空间。 很多企业高管不愿意让员工在家工作或为员工安排灵活的办公时间,主要原因来自他们不够信任员工灵活办公的效率。他们将工作等同于工作时间。说服他们接受灵活办公,关键在于如何让他们接受这种不同的文化观念。 高管们必须准确了解员工从事的工作,以及哪些工作能给企业带来收益。他们需要依据结果而非投入时间来评估员工价值。企业要拥有一套依据影响来评估工作的管理体系,而非只是确认他们在办公室的早来晚走。 大量数据表明,灵活办公可以提高员工的工作效率,提升员工的忠诚度及士气。看看下面灵活办公给企业带来的好处,你可以说服高管一步一步创建灵活办公的方式。  节约成本  研究发现,有相当一部分员工愿意放弃一定比例的薪水以保持工作的灵活性。一项由人员配置公司Mom Corps委托进行的调查显示,有42%的在职成年人愿意放弃一定比例的薪水,以换取工作更大的灵活性。 远程办公更可以降低公司的运营及租金成本。根据Global Workplace Analytics的数据显示,在家里工作半周的员工每年可以为雇主节省大约11,000美元。 拥有更广泛的人才库 同一个行业里,拥有灵活办公的企业更容易吸引行业顶尖人才。此外,灵活办公的企业还可以拥有更加多样化的人才,他们不但可以雇佣不同地区,不同国家的精英人才,还可以雇佣无法到办公室办公的优秀人才,如:全职父母和残疾人等。与那些传统办公的企业相比,采用远程办公的公司,业务往往增长更快,部分原因是他们能够雇用位于不同地区的销售人员。   提高作效率,提升满意度 工作满意的员工离开公司的可能性较小,防止了人才流失,减少了企业在招聘,培训新人上所花的时间及人力成本。因为可以把上下班路上的时间投入到工作中,远程办公员工的工作效率会更高。灵活办公能让人更好地掌控工作及生活的节奏,休息时间及病假时间也在减少,因而他们能在更小的压力下创造更好的工作品质。   在说服高管实行灵活工作时,要具体说明这样做对企业的好处,而不是对自己的好处。如果他们犹豫不决,可以建议先试运行,这样可以减少来自他们心理不确定的恐惧。   很多企业,他们担忧灵活办公方式可能不利于有效沟通,降低团队协作力。现在的数字技术完全可以有效提高远程办公的协作能力。比如,你可以使用如Add-On Products的WebTeam Central类似的产品,轻松查看团队成员的时间表。可以使用如中央资源Resource Central这样的资源预定系统,可以预定跨地区跨国家的电话会议。注册免费试用版或免费在线演示,了解更多Add-On Products产品,如何帮助企业创建更灵活的办公空间。

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高效能会议

BLOG_Productive-Meetings--How-to-Set-an-Effective-Agenda-and-Accomplish-Your-Meeting-Objectives

我们都有开会跑题,或开会人没准备好就来开会的无效会议经历。这样情况不但浪费了大家的时间,还影响了团队的士气。 解决方法就是提前准备一份明确的会议议程。一份好的会议议程可以帮助与会者提前做好充分准备,围绕会议主题商议事务。会议议程还有助于分配所有参会人的时间,让每个人都可围绕同一议题分享自己的观点并取得共识,还能限制商讨时间,不会陷入无休止的拉锯式商讨中。会议期间出现问题时,有了会议议程,明确主题,大家想的就是如何解决问题,而不是如何让自己占上风。 无论是5人还是50人会议,会议议程要涵盖所有会议主题,并为每个主题分配相应时间。以下是一些如何作好会议议程的小提示。 确定会议优先议题和意见 首先,要确定会议中需要讨论的议题。从不同与会者那里了解想要商讨的议题及原因,设定个获取议题建议的期限。有了他们的建议就可以整理出一个初步的议题列表,根据重要性顺序来确定它们的优先级。如果你决定删除某团队成员建议的议题,请向其解释你的理由。 在抉择议题优先顺序时,选择能影响整个团队的议题。每个人都很忙,安排个大家都能聚齐的会议不易。因此,选择能影响整个团队的决策议题,是对大家时间的尊重,否则,长期下来,团队成员对会议效率产生质疑,产生抵触会议的情绪。 将会议议题改为问题格式 用问题格式写下会议议题。 这种方式让与会者更容易准备会议资料及他们的观点。例如,将这个会议主题‘商业智能仪表盘’改为‘我们如何更有效地向客户展示商业智能仪表盘?’,这样可以缩小议题关注范围,明确会议商讨是否在话题范围,更易评定问题是否得到答复或讨论是否有效完成。 另外,还要算一下商讨每个议题的时间。 应预估充裕时间,应包括介绍议题,回答问题,观点碰撞,提出解决方案及行动步骤所需时间。如能提供讨论每个议题所需预估时间,团队成员也会调整其讨论节奏以配合时间框架。 把握会议室节奏 会议议题报告的会议流程也非常重要,它能控制会议节奏。没有会议流程,每个人都会按自己的节奏来阐述议题观点。比如,会议主持人可以让与会者共同选出每个议题。并指定议题的主导负责人。 通过使用上述作会议议程技巧,能避免会议跑题,让会议更高效。会议议题最好提前一天发给会议人员,以便大家有足够的准备时间。每次会议结束,也要作个小总结,哪些方面效果很好,哪些需要改进。 不断总结,有助你会议的持续改进,让你的会议更高效。 使用中央资源Resource Central管理高效会议 中央资源Resource Central是用于Microsoft Outlook®和Exchange的会议管理软件,方便你快速会议管理。系统可帮你一地,多地快速找寻空闲会议室,并配有会议室大小及设备配置信息,系统还能帮你快速查看团队人员时间表,迅速确定会议时间,安排会议,将你的会议议程附加到你的会议邀请中。想了解更多有关中央资源Resource Central各项强大功能,请在我们网站www.add-on.com注册申请免费试用版或免费在线演示。

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电子邮件签名

BLOG_Email-Signature-Software_How-to-Leverage-the-Marketing-Benefits-of-Everyday-Company-Emails

电子邮件是企业最易忽视的有效营销方法之一。这里说的并不是通过电邮方式给客户发送公司宣传手册,而指的是你每天发给客户,供应商,和合作伙伴的电子邮件。电邮签名是在发送的邮件时末尾的落款,用于让收件人知道你是谁、你的职位及为哪个组织工作等。简而言之,电子邮件签名就像一张数字名片。 如今,多数企业员工每天被大量电子邮件包围着。一个具有品牌风格的个性化电邮签名可以让你的邮件脱颖而出,并使收件人清楚地知道,该邮件是来自什么公司。如果你没能好好利用这个强大营销和品牌建设功能,也就错过了一个提高公司品牌认知度的机会。市场部通常会给公司的信头、名片、宣传册和其他外宣品打上品牌,为什么会没想到电子邮件? 一个设计良好的简洁电子邮件签名,不但会为企业传递一种专业且值得信赖的形象,还能让收件人迅速注意企业品牌。 统一的电邮签名能为企业建立一个整体的品牌标识形象。由于签名的一致性,那些能收到来自企业不同部门的邮件的外部客户,会加深对企业品牌的认知。相反,如果企业的每个员工都使用不同风格的电邮签名,再配上不同个性化的颜色、字体和内容,无论设计多有个性,传递给客户的印象就是杂乱且不专业。如果有些人选择了与公司观点不同的色彩,就更糟了。 电子邮件签名都应该包括什么 电子邮件签名至少要包括姓名、职位、公司名称、公司地址、联系电话、公司网址和公司的标。还有一些可能忽略,但非常有用的信息需要包含,如公司或个人社交媒体链接,企业标语及最新促销活动信息。签名里你的邮箱地址反而没那么重要,因为在邮件‘发件人’中可以找到。 推广最新的营销活动 为什么不通过电子邮件签名让更多人知道企业最新营销活动? 用电邮签名推广公司最新营销活动,是一件不花一分钱,回报率超高的行销方式。通过在电邮签名处添加营销活动口号及链接,来推广企业最新营销活动。企业每天各部门与不同机构,客户的往来电邮量巨大,比起推广电邮,电邮签名不给收件人任何强迫营销感的同时却让更多人知道了企业的营销活动信息。可在电邮签名中推广的内容包括: 特价销售信息 新产品推广及服务 最新调研信息              款项募集活动 活动及会议信息 案例 行业研究 免费演示及咨询 电邮签名中最好包含一个鲜明的行动号召,再链接到特定的促销活动,这样可以获得更高的点击率。创建最新营销推广的电子邮件签名时,保持签名的一致性很重要。 创建一个强大的电邮签名要从选择一个卓越的电子邮件签名软件开始。 Add-On Products中央邮箱Mailbox Central营销软件,是加载在Microsoft Outlook®和Outlook® Web Access上的系统软件,帮你创建公司标准化个性电邮签名。你可以随时通过中央邮箱Mailbox Central系统模板选择字体,公司徽标,定义内容来个性化企业的电邮签名,推广最新公司活动动态。想了解更多有关中央邮箱Mailbox Central营销软件信息,或想申请免费试,免费在线演示,欢迎联系我们www.add-on.cn。

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会议发言的节奏

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很多时候,会议中涉及到日常工作的即兴发言,比起那些准备好的演讲,更能展现出你的领导力及工作中的潜力。 会议中能主动说出自己的观点比等到别人问你再说更有利于职业发展。当然有些时候,你需要在会议中保持沉默,如何把握发言的节奏,以下有些小提示与大家分享。 何时在会议中发言 挑战自己 如果你是因为当众发言另你稍感恐惧,因而总在迫不得已时才给出自己的建议。克服这种恐惧的方法就是事先准备些思路要点,会上阐述时会更自信。 你的目的  想想你选择这份工作的原因,工作中哪部分让你做起来充满激情?会议中的发言要同工作中的目标结合起来。比起脑中的职位及任期,工作中的激情能给你带来更多的信任与尊重,并能把你带到更正确的方向。   呼吸并放慢节奏 在会议上发言,尤其​​是在高管们面前,心理可能会感不安。深呼吸,把说话的节奏变慢,说话内容简洁,观点清晰地表达出来。理据充足自然会为你增添信心。   什么时候不发言 有时,在会议上少说话的人反而拥有更大的力量,那么什么时候少说话,什么样的话要少说?   你在炫耀时 如果你想通过炫耀自己的知识来加强他人对你的好感,这样的表述最好不说。通常大家会比你更易觉察你的意图,因而让你的威望在你的手舞足蹈中尽失。 有些建议最好以一对一的方式传达  有些反馈最好留在一对一的会谈中传达。例如,如果你想对工作报告提出反馈建议,最好在私下进行,如果在团队会议中传达,有时可能会使对方内心戒备。   赋予团队其他人发言权力 有时,当你想表达自己为团队提供的解决方案时,会表现得滔滔不绝,而忘记了留给他人寻找解决方案及阐述想法的空间。把更多的发言机会留给团队其他人,一方面,可以帮助团队人员提高自身领导力及解决问题的能力,另一方,你的领导威望也随之增强。 会上的发言即能提高你在企业的知名度,又能在同事间建立信任,提升自身领导力。 把握好会议发言的节奏及发言技巧,会对你的职业发展影响巨大。 如果你想找寻一种快捷高效的方式安排预定会议室,想进一步了解我们的会议室预定系统Resource Central的更多信息,请注册申请免费试用或免费在线演示。

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