智能会议产品博客

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团队合作的未来:虚拟协作式办公如何打造现代工作空间

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随着数字科技的发展,现代办公空间也随之进行着一系列激动人心的变革。如何能更好地提升团队成员间的协作成为这场变革的核心。打破各种空间地域的壁垒,让团队在灵活动态的办公环境更好地协作。  出色的团队协作工作方式,很多时候不仅能达到超乎想象的业绩,同时还能实现各种创新。想达到出色协作的工作效果也并非轻而易举,在远程工作环境中更是如此。 理想的虚拟环境有望实现团队成员间的出色协作。企业的人才库不再受地域限制,不同地区,不同领域的顶尖人才汇聚协作,随时随地沟通协作,助力企业实现更高目标。但是,虚拟协作也面临以下一系列独特的挑战: 不易让远程员工建立团结互助精神 更难建立对话 更易产生成员间的误解 员工工作过于随意 跨时区安排会议的难度   虚拟办公虽然面临着这样的挑战,但研究表明,虚拟团队的表现要优于在同一办公场所办公的团队。由于少有分散注意力的事情发生,远程工作员工的办公效率更高,因而能更及时地完成工作。此外,远程工作人员还学会了更明确的交流方式,因为他们知道他们不能像在办公室一样,走到同事旁,轻拍下同事的肩膀,沟通下工作上的一些事情。 虚拟办公方式不仅让办公室内勤人员受益,即使对那些经常在外的销售人员也会受益于这种灵活快捷的办公方式。现在我们可以使用的先进数字设备越来越多,让我们能随时随地高效办公。   企业应该怎么做 出色的虚拟协作团队离不开机构的支持。远程团队很难组织面对面会议,他们更需要随时掌握团队成员的工作进展。所以,能够让团队保持远程高效沟通的工具显得非常重要。像资源预定软件,可以快捷安排、邀请团队人员参加远程沟通会议。团队日程表的角色也非常重要,它能实时跟踪成员的日程安排,了解同事的工作进展。随着团队协作的流动性越来越强,越来越多的工作是在出差旅途中完成的,因此,高效便捷的移动办公软件越来越重要。   虚拟团队协作式办公在当今商业成功运作中扮演着越来越重要的角色。先进的通讯工具,让不同部门的每个员工可以高效结合,共同协作办公。如今,高端协作技术平台,应有尽有,从团队日程安排,讨论平台到文件及显示屏共享软件。现代的高新技术让企业更好地实现跨地区跨时区的高效协作工作。 Add-On Products附加产品在Microsoft Outlook®和Exchange平台上提供了许多协作办公技术 软件,包括会议及资源预定软件,智能触摸屏等解决方案。 联系我们,获取更多有关虚拟协作软件信息!  

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几招助你的远程会议更成功

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未来趋势-远程办公 像苹果、亚马逊、IBM和Intuit各大知名公司已经越来越接受远程工作的方便之处。 至于远程工作的缺点,大多集中在缺乏参与感十足的沟通效果。   无论你的团队是完全远程的,还是部分员工在家工作,运行一个有效的远程会议都是说起来容易做起来难。 与人面对面交流更简单,因为你可以即刻感觉到参与者的态度及心情。   通常,面对面会议被认为比远程会议更有效率,但有可能使用适当的技术和流程能让你的远程会议更富有成效。   你真的需要开会 远程会议可以让不同地区与会者就一个项目建立有效交流,进而达成共识。 但是,得确有必要才会安排一次会议。   安排会议之前,先问问自己会议的目标是什么,并确保它们是明确的。如果你还对会议的目标仍有些模糊,你得好好想想要不要占用所有人议时间安排这个会议。   谁最需要参加会议 由于技术的限制,很难举行大型远程会议,且如果参与人数过多,每个与会者都很难真正有参与感。 所以远程会议的人数最好不超过7人。   在远程会议开始时,每个人打招呼式的简洁自我介绍很有必要。 一个简单的“Hi,我是凯特。”帮助与会者识别彼此的声音。 通常如果你知道谁在电话中,你的参与感会更强。 在每次会议开始的时候,简短的小聊能打破彼此僵局,让大家都感到更自在。   获取正确的远程会议工具 使用Google Drive、WebEx、GoTomeeting和Skype for Business之类的协作软件,可以确保所有参与者同时查看相同的内容。 远程会议使用视频方式是首选,因为它可以让人们感觉到他们和你在同一个房间里,提问阐述时可以看到其他人的面部反应和表情。 视频还可以防止参与者同时作其他事情。   白板的角色也很重要,因为它可以让参与者更轻松地进行头脑风暴、分享阐述想法。 如果你与设计师合作,Invision或Zeplin能帮助你们更好地分享和评论设计理念。   会议软件通常设计成通过互联网连接工作,但最好为参与者提供拨号上网选项,他们中或许有些人在会议时只能用电话。   如果你的远程会议是跨时区的,一个时区应用App能帮你选择适合所有人的最好会议时间。   提早5-10分钟 不要忽略会议开始前5-10分钟的准备工作,帮你了解硬件软件是否能正常运行远程会议,保证你能解决会议中可能产生的设备技术问题。 一旦会议开始,一些软硬件的技术问题解决起来既仓促又耗费会议人员的时间,会议效率自然大大降低。   提前准备会议议程 一个高效的远程会议,离不开一份提前准备的会议议程,提前发给大家,让每个人对会议主题,商讨项目内心有数,提前准备。   那些想在会议上分享一些相关资料的人,可将资料提前发给大家,这样大家可以提前查阅并会带着他们的问题参与会议。   开始会议时,提示每个人会议当天的议题及目标。 鼓励所有人通过提问及阐述自己的观点促进大家的参与感及互动。   希望以上这些远程会议小贴士对你有所帮助。 如果你正在寻找一个工具来帮你轻松解决远程预订会议,请考虑我们想进一步了解我们的Resource Central资源中心。 一个加载在Microsoft Outlook®、Exchange和Office 365上的会议室预订系统,操作非常快捷方便,可跨多个时区预订视频会议和各种在线会议。   试试我们的免费试用 版,更好地体验我们的会议室预定系统。

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在GDPR下遵守欧盟新数据保护规则的重要性

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《欧洲通用数据保护条例》(GDPR)在2016年4月获得了通过,永久改变了全球数字隐私格局。 GDPR旨在统一整个欧盟成员国的数据保护法律,它影响了在欧洲境内外持有或使用欧洲个人数据的每个实体。这意味着世界上几乎每个网站和应用程序都受到了影响。 现在,几乎生活中的每个方面都被数据包围。人们每天使用的服务(如:社交媒体和银行应用程序),收集、存储和分析个人数据。根据GDPR,机构必须确保在严格的条件下收集数据并保护其免受误用。违规使用可能面临高达2000万欧元或年营业额4%的巨额罚款。违规使用可能损害公司的声誉和盈利能力。 GDPR法规包含哪些内容? GDPR的出现是因为公众对欧盟的数字隐私感到担忧。 GDPR承认公民在识别其身份的信息方面享有的权利。 GDPR通过以下方式扩展了公民的权利,也称为数据主体: 仅在有充分理由和获得许可的情况下使用个人数据 根据要求提供或纠正个人数据 根据要求删除个人数据 在IT系统之间安全地传输个人数据 法律的关注点不是机构所在的地方,而是业务活动发生的地方。持有与欧盟公民有关的数据的任何组织都必须遵守。这意味着GDPR是一项全球法律。如果你的组织代表欧盟公民开展业务,提供服务或开展活动,则GPDR可能适用。 拥有超过250名员工的机构必须遵守GDPR。如果数据处理会影响数据主体的权利和自由,如包含某些类型的敏感个人数据,则员工少于250名的机构必须遵守该法规。 GDPR保护的数据类型  身份信息,如姓名,地址和ID号 在线数据,如位置,IP地址和cookies 生物特征数据 健康和遗传数据 种族或种族数据 政治观点 性取向   如何确保持续遵守GDPR 制定和维护GDPR合规计划的过程应包括法律,IT,人力资源和其他部门的人员。必须识别,跟踪和记录数据,以及使用目的,存储位置和有权访问数据的人员的姓名。机构的技术流程可能需要进行更改,以确保其符合GDPR。 任命一名数据安全官(DPO) 欧盟内或欧盟以外的组织处理向欧盟提供商品和服务的个人数据,或监视欧盟内数据主体的行为的组织,应任命一名数据安全官来负责GDPR并充当数据保护局(DPA)和数据主体的联系人。   进行GDPR的审核 很少机构能确定涉及个人数据的每个流程。有IT系统的组织机构应仔细研究整个系统组合,以确保所有系统都符合GDPR法规。另外,请务必注意,需要符合GDPR要求的是组织机构,而不是系统,应用程序,平台或数据库。   回应行使数据权利的欧盟公民 机构应准备对行使GDPR规定的权利的数据主体做出回应。公司应提前做好处理数据泄露事件并实施其他控制措施的准备,以有效保护数据安全。   Add-On Products的中央资源Resource Central预定软件是加载在Microsoft Outlook® 和Exchange平台上的,遵循Microsoft的相关GDPR设置。经验丰富的数据库技术人员可以将中央资源Resource Central配置为GDPR兼容。我们确定欧盟公民数据在中央资源Resource Central数据库中的位置,然后为我们的客户搭建相关工具,使他们能够遵守GDPR。   让我们协助你保持与GDPR的合规性,你可腾出更多精力专注于核心业务发展。想要了解有关我们用于中央资源预定 和智能会议平板管理的符合GDPR软件的更多信息,请立即注册免费试用或免费在线演示!

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远程办公解决方案

BLOG_How-to-Convince-Management-to-Introduce-Flexible-Work-into-the-Workplace-

面对未来吧-传统的朝九晚五的工作时间可能不会持续很长时间了。今天的企业要想吸引精英人才,要为员工创造灵活办公空间。 很多企业高管不愿意让员工在家工作或为员工安排灵活的办公时间,主要原因来自他们不够信任员工灵活办公的效率。他们将工作等同于工作时间。说服他们接受灵活办公,关键在于如何让他们接受这种不同的文化观念。 高管们必须准确了解员工从事的工作,以及哪些工作能给企业带来收益。他们需要依据结果而非投入时间来评估员工价值。企业要拥有一套依据影响来评估工作的管理体系,而非只是确认他们在办公室的早来晚走。 大量数据表明,灵活办公可以提高员工的工作效率,提升员工的忠诚度及士气。看看下面灵活办公给企业带来的好处,你可以说服高管一步一步创建灵活办公的方式。  节约成本  研究发现,有相当一部分员工愿意放弃一定比例的薪水以保持工作的灵活性。一项由人员配置公司Mom Corps委托进行的调查显示,有42%的在职成年人愿意放弃一定比例的薪水,以换取工作更大的灵活性。 远程办公更可以降低公司的运营及租金成本。根据Global Workplace Analytics的数据显示,在家里工作半周的员工每年可以为雇主节省大约11,000美元。 拥有更广泛的人才库 同一个行业里,拥有灵活办公的企业更容易吸引行业顶尖人才。此外,灵活办公的企业还可以拥有更加多样化的人才,他们不但可以雇佣不同地区,不同国家的精英人才,还可以雇佣无法到办公室办公的优秀人才,如:全职父母和残疾人等。与那些传统办公的企业相比,采用远程办公的公司,业务往往增长更快,部分原因是他们能够雇用位于不同地区的销售人员。   提高作效率,提升满意度 工作满意的员工离开公司的可能性较小,防止了人才流失,减少了企业在招聘,培训新人上所花的时间及人力成本。因为可以把上下班路上的时间投入到工作中,远程办公员工的工作效率会更高。灵活办公能让人更好地掌控工作及生活的节奏,休息时间及病假时间也在减少,因而他们能在更小的压力下创造更好的工作品质。   在说服高管实行灵活工作时,要具体说明这样做对企业的好处,而不是对自己的好处。如果他们犹豫不决,可以建议先试运行,这样可以减少来自他们心理不确定的恐惧。   很多企业,他们担忧灵活办公方式可能不利于有效沟通,降低团队协作力。现在的数字技术完全可以有效提高远程办公的协作能力。比如,你可以使用如Add-On Products的WebTeam Central类似的产品,轻松查看团队成员的时间表。可以使用如中央资源Resource Central这样的资源预定系统,可以预定跨地区跨国家的电话会议。注册免费试用版或免费在线演示,了解更多Add-On Products产品,如何帮助企业创建更灵活的办公空间。

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高端智能会议平板

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智能会议室平板由在会议室外部显示的数字标牌组成,通过使员工能够一目了然地查看会议安排并使用触摸屏现场预订,扩展或取消会议,从而提高了生产率。但是,智能会议室平板的好处并不仅限于此。数字显示屏还可以用于增强办公室的设计和公司形象。定制的品牌数智能平板打动了访客,并确保整个办公室的品牌连续性。  许多数字标牌都带有不灵活的模板,这些模板只能稍作调整,可能需要更改徽标和几种颜色。使用智能会议室平板系统服务,您可以灵活地完全自定义智能平板界面,以符合公司的文化和品牌形象。 4.0版配备了模板编辑器,可用于设计具有流畅,直观界面的自定义数字显示器,既可以展示公司的视觉形象,又可以为员工和访客显示重要信息。 使用预先设计的模板或从头开始 无论您是要从空白画布开始还是使用预先存在的模板,智能平板系统Digital Sign Service都能满足您的需求。您可以设计用于会议室外部显示的平板的模板,也可以设计用作信息辐射源的会议目录显示器的模板。可以使用贵公司的徽标,颜色和图像自定义模板。 模板构建器易于使用,因此即使是精通技术的员工也可以学会快速使用它。如果您希望采用现成的解决方案而不是设计自己的模板,则可以从包含触摸屏的软件包中进行选择,这些触摸屏已预先安装了智能平板系统服务Digital Sign Service并正在进行维护。 创意会议室数字显示概念 对模板进行颜色编码,以便在房间被占用时显示红色背景,在房间可用时显示绿色背景。这使人们可以快速确定房间是否有人使用。 另一个有趣的设计思想是为每个数字标牌使用唯一的背景图像来设置音调并为每个会议室创建不同的标识。创新的可能性几乎是无限的。   注册免费试用或免费在线演示数字签名服务 立即联系附加产品或您当地的经销商,以获取演示和基于所需显示器的数量和类型的个性化报价。 我们为您提供带有预装软件的显示器 我们提供用于墙壁或玻璃墙的支架–您可以安装显示器并将其连接到网络(所有显示器都具有通过网络电缆供电的PoE) 我们将让我们的专业服务团队为您远程配置服务器软件 您所需要做的就是将显示器上的软件指向服务器URL(我们使用Microsoft Graph与Exchange / Office 365集成)   立即开始免费试用或免费在线演示,看看为数字会议室招牌设计时尚,易于使用的界面是多么容易!

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